Pedidos de Compra e Pagamento

O módulo de Pedidos de Compra e Pagamento é onde alguém da OSC pede autorização para pagar uma despesa antes que o pagamento aconteça — pagar o aluguel do salão, contratar o fornecedor do som do evento, quitar o boleto da energia. O fluxo tem aprovação por aprovadores elegíveis e termina com o tesoureiro confirmando o pagamento.

Acesse pelo menu Pagamentos e Reembolsos → aba Pedidos de Compra e Pagamento.

💡 Por que isso importa

Em OSC sem disciplina de pedido de compra e pagamento, acontece de gente sair pagando contas sem combinar com a diretoria — desconfiando do saldo, criando despesas que nem todos sabiam, gerando o famoso “como? alguém pagou isso?”. O pedido de compra e pagamento resolve com fluxo simples: antes de a OSC tirar dinheiro do caixa, alguém autoriza. O autor da solicitação demonstra a despesa (descrição, fornecedor, comprovante), os aprovadores decidem com base em informação concreta, e o tesoureiro executa só o que foi autorizado. Resultado: controle sobre saídas, transparência, prevenção de despesas surpresa.

📖 Conceito · Por que o nome mudou

O módulo se chamava só “Pedido de Pagamento” e servia bem a um caso: você já tem o boleto ou a nota em mãos e só precisa de autorização para pagar. Mas há um segundo caso comum em OSC — a organização precisa comprar algo e ainda não sabe o preço final: levanta orçamentos, pede autorização com base numa estimativa, e só depois negocia o valor efetivo com o fornecedor. O nome novo, Pedido de Compra e Pagamento, cobre os dois: a compra que ainda vai ser fechada e o pagamento já certo. O endereço da tela não mudou.

Conceitos essenciais

📖 Conceito · Pedido de Compra e Pagamento ≠ Reembolso

Pedido de Compra e Pagamento é para despesa que ainda vai acontecer: o dinheiro está na OSC e a aprovação autoriza que saia. Reembolso é para despesa que já aconteceu: alguém pagou do bolso e quer receber de volta. Use Pedido de Compra e Pagamento quando você tem a conta a pagar (boleto, fatura, nota de fornecedor) e o pagamento ainda não foi feito; o destinatário do dinheiro é o fornecedor/prestador, não você. Use Reembolso quando você já desembolsou e a conta está paga pelo seu CPF.

📖 Conceito · Pedido único, recorrente ou parcelado

O RIT360 Financeiro permite três tipos de pedido de compra e pagamento, escolhidos no momento da solicitação:

Único — pedido avulso, uma vez (o caso mais comum: pagar uma fatura, contratar um serviço pontual)

Recorrente — gera uma série que se repete em intervalo regular (mensal, trimestral, anual, etc.). Útil para aluguel, mensalidade de internet, contrato de manutenção. A aprovação cria a série inteira; cada ocorrência é paga individualmente pelo tesoureiro.

Parcelado — divide um valor único em N parcelas com datas e valores ajustáveis. Útil para compras parceladas (equipamento em 6×, contrato fechado em prestações). A aprovação cria as parcelas todas de uma vez.

A duração de uma série recorrente pode ser por data final, por quantidade de ocorrências ou indefinida até cancelar.

📖 Conceito · Valor fechado ou valor estimado

Ao criar o pedido, você declara a condição do valor — o sistema nunca deduz isso pelo anexo:

Valor fechado — é o que vai ser pago. Use quando já tem o boleto, a nota ou o recibo em mãos. É a opção pré-selecionada, porque é o caso mais comum.

Valor estimado — a confirmar na compra. Use quando a OSC ainda vai negociar o preço final: você levanta orçamentos, anexa os orçamentos ao pedido, e pede autorização com base na estimativa. O financeiro negocia depois e registra o valor efetivo.

A escolha muda o que a tela sugere anexar (orçamentos, no caso estimado; boleto ou nota, no fechado) e mostra um selo “Valor estimado” para quem aprova. Ver Quando o valor pago diverge do autorizado, abaixo, para o que acontece quando o valor negociado difere do que foi aprovado.

📖 Conceito · Quórum e fluxo de aprovação

A OSC configura em Configurações → Fluxo de Aprovações quantos votos são necessários (1 ou 2), quantas reprovações barram o pedido (padrão: 1) e quais papéis podem aprovar. O solicitante nunca aprova o próprio pedido quando há outros aprovadores elegíveis — o RIT360 Financeiro bloqueia automaticamente. Quando o solicitante é o único aprovador (caso de OSCs muito pequenas), a auto-aprovação é permitida mas explicitamente registrada no audit log como self_approved.

📖 Conceito · Status do pedido

O ciclo normal é Rascunho → Aguardando aprovação → Aprovado → Pago. Rejeitado é desvio do caminho aprovado — solicitante pode editar e reenviar. Cancelado é o encerramento do pedido por outro caminho: o solicitante o retirou antes da aprovação, ou o pedido aprovado foi cancelado — por quem cuida dos pagamentos ou automaticamente, quando um pagamento estornado deixou o pedido sem nada a pagar.

Status	Significado
⬜ Rascunho	Salvo mas não enviado — só o solicitante vê
🟡 Aguardando aprovação	Esperando voto dos aprovadores elegíveis
🟢 Aprovado	Aprovado; movimentação financeira pendente criada automaticamente
🔴 Rejeitado	Reprovado com motivo registrado — pode ser editado e reenviado
💙 Pago	Tesoureiro confirmou o pagamento na movimentação correspondente
⬛ Cancelado	Encerrado sem pagamento. Aparece como Retirado pelo solicitante quando foi o próprio solicitante que o retirou antes da aprovação (pode ser enviado de novo, mesmo sem alterar nada); nos demais casos — cancelamento do pedido aprovado, ou pagamento estornado sem nada mais a pagar — aparece só como Cancelado, sem apontar ninguém

Lista de pedidos de compra e pagamento

Lista de pedidos de compra e pagamento em desktop

A lista exibe todos os pedidos com colunas Descrição, Destinatário, Valor, Data da despesa, Solicitante e Status. Quando o pedido já tem um lançamento vinculado (aprovado ou pago), o código curto desse lançamento aparece abaixo da descrição — útil para localizá-lo rapidamente em Movimentações.

ℹ️ Se você é aprovador, abrir Pagamentos e Reembolsos já leva direto à fila — inclusive quando as solicitações que esperam por você estão na aba Reembolsos, não nesta. Detalhe completo, com o porquê e o que fazer se a tela não conseguir confirmar que você pode aprovar, em Reembolsos → Ao abrir Pagamentos e Reembolsos, você já cai na fila certa — o mecanismo é idêntico para os dois módulos.

💡 A lista carrega por página. Em organizações com muitos pedidos, a tela não traz o histórico inteiro de uma vez — ela carrega aos poucos, conforme você navega. Os filtros continuam valendo sobre o conjunto inteiro, não só sobre a página aberta.

Nas abas Aprovado e Pago há um filtro de período (mês atual, mês anterior, trimestre, ano etc.), igual ao de Movimentações, sempre aberto no mês atual por padrão. As abas Aguardando aprovação, Rascunho e Rejeitado não usam esse filtro — mostram sempre tudo, para nada que precise da sua atenção ficar escondido fora do período selecionado.

Pagar pedido aprovado pela lista

Pedido aprovado pode ser marcado como pago direto na aba “Aprovado”, sem precisar abrir o detalhe nem ir até Movimentações procurar o lançamento correspondente. A ação pede a data do pagamento e a conta de onde o dinheiro saiu, do mesmo jeito que já funciona para reembolsos. Só vê o botão de pagar quem tem a permissão de pagar — a mesma já exigida no detalhe do pedido, que continua funcionando igual.

Aba “Aprovado” — o ícone de pagar aparece na coluna Ações de cada pedido, sem precisar abrir o detalhe

No celular, os cards de resumo ficam em grade de 2 colunas e a lista de pedidos vira cards verticais otimizados para toque, com o mesmo botão de pagar:

Aba “Aprovado” no celular — cada card traz o botão de pagar, sem precisar entrar no detalhe do pedido

Pedidos de compra e pagamento no celular — KPIs em grade 2×N e abas roláveis horizontalmente

Pagar vários pedidos de uma vez

Na aba Aprovado, marque o checkbox de cada pedido que você já conferiu e vai pagar. No rodapé, o botão “Marcar como pago (N)” abre um diálogo em que você informa a conta e a data do pagamento uma única vez — em vez de repetir os dois campos pedido por pedido.

Cada pedido é pago separadamente: se um falhar no meio do lote, os que já foram pagos continuam pagos, e você pode interromper a qualquer momento sem perder o que já foi feito. Ao final, o resultado vem item por item — pago, recusado por regra (sem permissão de pagar, conta inativa diferente da do lançamento), com o nome do lançamento e o motivo, ou falhou, também com o motivo. Pedido de projeto com financiador pode ainda sair pago com aviso de fonte ou item do plano de trabalho pendentes de escolha — ver Projetos → De qual fonte e de qual item sai cada despesa.

Funciona do mesmo jeito que já funciona para reembolsos — ver Reembolsos → Pagar reembolso aprovado pela fila.

⚠️ Atenção · Lote tem limite de itens

Selecionar um número muito grande de pedidos de uma vez trava o botão de pagar, com o aviso de quantos são permitidos por vez. Nesse caso, pague em duas levas: selecione uma parte, pague, e repita com o restante.

Cards de resumo no topo

De acordo com seu papel, você vê cards que viram atalhos para as listas filtradas:

Aguardando aprovação — para aprovadores (Presidente, Tesoureiro): pedidos na fila de aprovação da OSC (não só os que dependem de você)
Aprovados aguardando pagamento — para o Tesoureiro
Solicitado por mim — para todos os papéis

Tipos visíveis na linha

Ao lado da descrição, badges discretos indicam o tipo do pedido:

Recorrente — pedido que gerou série recorrente
Parcela X de N — uma parcela específica de um pedido parcelado

Pedidos únicos aparecem sem badge adicional.

Aprovar vários de uma vez

Marque o checkbox das linhas que você já examinou e decidiu aprovar para ver, no rodapé, quantas solicitações e qual o valor total antes de confirmar — o resultado sai item por item. Funciona exatamente como em Reembolsos; reprovar continua sendo um de cada vez, porque cada reprovação exige um motivo próprio. Detalhe completo em Reembolsos → Aprovar vários de uma vez.

Detalhe do pedido

Rascunho

Abra um pedido salvo como rascunho para ver os botões Editar rascunho e Excluir rascunho, lado a lado.

Ao clicar em Excluir rascunho, a confirmação mostra qual solicitação será apagada, o valor, quantos anexos vão junto, e avisa que os dados bancários guardados nela também serão removidos. A exclusão é definitiva — não tem como recuperar um rascunho depois de excluído. Use quando o pedido não faz mais sentido (por exemplo, a compra foi cancelada antes mesmo de pedir aprovação); se ainda faz sentido, prefira Editar rascunho e enviar quando estiver pronto.

Aguardando aprovação

Detalhe de pedido aguardando aprovação

Pedido de valor estimado: o selo “Valor estimado” aparece junto ao valor, para quem vai aprovar decidir com essa informação em mãos

Valor, Destinatário, Solicitante e Data da despesa no topo
Tipo do pedido (único / recorrente / parcelado) com configuração da série/parcelas, quando aplicável
Dados do pedido: descrição, categoria, projeto, centro de custo
Dados de pagamento do destinatário (PIX, TED ou Boleto) — visíveis apenas para aprovadores e tesoureiro
Documentos: orçamento, nota fiscal, contrato ou outros anexos — visíveis apenas para quem já enxerga esta solicitação, ver Movimentações → Quem consegue abrir um comprovante
Histórico de aprovações: timeline de todos os votos, com o progresso do quórum (ex.: “1 de 2 aprovações · falta 1”) enquanto o pedido aguarda aprovação
Ações: ✓ Aprovar / ✕ Reprovar (somente para aprovadores; nunca para o próprio solicitante) · Retirar solicitação (somente para quem enviou — ver abaixo)

📖 Conceito · Voto dado antes de uma mudança deixa de contar

Se o valor do pedido ou os dados de pagamento (chave PIX, conta, boleto) mudam depois de alguém ter aprovado, essa aprovação não conta mais. No histórico de aprovações, o voto aparece com o selo laranja “Voto anterior à alteração” e a explicação “O valor ou os dados de pagamento mudaram depois deste voto, então ele não conta para a aprovação.” — e o progresso do quórum (ex.: “1 de 2 aprovações · falta 1”) deixa de somá-lo. O aprovador precisa votar de novo, agora sobre o que está valendo.

Por que isso importa: quem aprovou R$ 800 para um fornecedor não aprovou R$ 8.000, nem um pagamento para outra conta. Sem essa regra, bastaria alterar o pedido depois da aprovação e o voto antigo “carregaria” a mudança. O selo mostra, sem mistério, por que um pedido que parecia aprovado voltou a pedir votos.

Pedidos recorrentes mostram aqui uma seção Ocorrências com a lista de cada ocorrência prevista, seu status individual e ações específicas (marcar como pago, cancelar essa ocorrência, ver movimento gerado).

Retirar uma solicitação enviada

Enquanto o pedido está Aguardando aprovação, quem o enviou pode clicar em Retirar solicitação para encerrá-lo sem depender de ninguém reprovar. O pedido passa para Cancelado, qualquer aprovação já dada é descartada, e quem ainda não tinha votado é avisado de que ele saiu da fila. Só quem solicitou retira — nem administrador nem tesoureiro retiram pedido de outra pessoa. Diferente de um pedido rejeitado, um pedido retirado pode ser reenviado sem precisar alterar nada, porque não havia nada de errado nele. Detalhe completo, com o porquê e as armadilhas, em Reembolsos → Retirar uma solicitação enviada — o mecanismo é idêntico para os dois módulos.

Rejeitado

Detalhe de pedido rejeitado

O motivo da rejeição aparece em destaque no topo, e também fica registrado na timeline do histórico de aprovações, com o nome de quem reprovou e a data. O solicitante pode editar os campos e reenviar para nova rodada de aprovação.

⚠️ Atenção · Dados de pagamento do destinatário já salvos aparecem protegidos

Se a chave PIX ou os dados bancários do destinatário já estavam preenchidos, o campo aparece bloqueado na edição: mostra só uma parte do valor, a etiqueta Protegido, e um botão Substituir — salvar sem tocar nele não muda o que está guardado. Esvaziar um campo protegido pede confirmação, porque a remoção é definitiva. Detalhe completo, válido igualmente para reembolsos e para a edição de um lançamento em Movimentações, em Movimentações → Editar um lançamento → Dados bancários protegidos.

📖 Conceito · Quantas reprovações barram o pedido

Aprovar e reprovar têm contas separadas, ambas em Fluxo de Aprovações: o quórum diz quantas aprovações liberam, e o ajuste de reprovações necessárias diz quantas barram. O padrão de reprovações é 1 — uma pessoa encerra o pedido na hora, mesmo que já houvesse uma aprovação registrada. Se a organização exigir mais de uma, o pedido continua Aguardando aprovação até o número ser alcançado, a tela mostra quantas faltam, e o solicitante só é avisado no desfecho definitivo. O voto é definitivo nos dois sentidos, e a tela avisa antes de confirmar. O reenvio, além disso, exige uma alteração real (trocar o comprovante já conta) e reinicia as aprovações já dadas. O detalhe completo, válido igualmente para pedidos de compra e pagamento e reembolsos, está em Reembolsos → Rejeitado.

Aprovado, aguardando pagamento

Detalhe de pedido aprovado, aguardando pagamento

Painel de Ações mostra: “Aprovado — aguardando confirmação de pagamento pelo tesoureiro.”, e quem tem a permissão de pagar vê aqui os mesmos campos de data do pagamento e conta que a lista pede — sem precisar sair do detalhe.

Há três caminhos para confirmar o pagamento, e todos levam ao mesmo lugar: pagar direto aqui no detalhe, pagar pela lista na aba “Aprovado”, ou pelo caminho mais antigo, abaixo, via Movimentações.

Se o pedido não vai mais ser pago — a compra foi desfeita, o fornecedor desistiu, o pedido foi aprovado por engano —, o botão Cancelar pedido, no alto da tela, encerra tudo de uma vez. Ver Cancelar o pedido.

📖 Conceito · Aprovado vira movimentação automaticamente

No momento da aprovação, o RIT360 Financeiro cria automaticamente a movimentação financeira pendente (ou várias, no caso de parcelado e recorrente) com origem purchase_order (pedido de compra e pagamento). O tesoureiro entra em Movimentações, escolhe a conta de saída e marca como paga — ou faz a mesma coisa em um passo só, pagando pela lista ou aqui no detalhe. Cada ocorrência de uma série recorrente gera um movimento individual no momento programado, pago separadamente. Os comprovantes anexados ao pedido vão junto com o lançamento — aparecem direto na aba Documentos, sem precisar abrir o pedido original para conferir. O lançamento em Movimentações também tem o link “Ver pedido de compra e pagamento →”, útil para consultar o histórico de aprovações ou outros dados da solicitação.

📖 Conceito · Confirmar o pagamento exige permissão própria

Marcar uma parcela do pedido como paga — assim como marcar um lançamento como pago — depende da permissão de pagar, separada da de criar e editar lançamentos. Quem não a tem acompanha o pedido normalmente, mas não dá baixa no pagamento. Ver Cargos e permissões.

⚠️ Atenção · Os dados bancários do destinatário têm prazo

No detalhe do pedido, quem tem permissão de pagar vê os dados bancários por inteiro; os demais veem apenas os últimos dígitos (o nome do destinatário fica visível para todos). E, passado o prazo que a OSC definiu, esses dados são apagados automaticamente depois que o pagamento é concluído — o pedido continua no histórico com valor, descrição, datas, anexos e o nome de quem recebeu. Ver Contas Bancárias → Dados bancários de quem recebe.

Quem pediu ou aprovou também pode pagar

💡 Por que isso importa

A separação que protege a OSC está na aprovação: ninguém aprova o próprio pedido, a não ser que seja a única pessoa habilitada a aprovar. O pagamento é o registro de que o dinheiro saiu, e ele cabe a quem tem a permissão de pagar. Por isso, quem pediu ou aprovou um pedido aprovado pode registrar o pagamento, desde que tenha essa permissão.

O que você vê. No detalhe de um pedido aprovado, se você tem a permissão de pagar, o botão Confirmar pagamento fica disponível, mesmo que você tenha pedido ou aprovado aquele pedido. O pagamento fica registrado com o seu nome, como qualquer outro. Vale do mesmo jeito na lista, no lote e em Movimentações.

Pedido parcelado ou recorrente. Cada parcela (ou ocorrência) é um pagamento próprio: pague cada parcela no menu ⋯ da linha, em Ocorrências, opção Marcar como paga. Quem tem a permissão de pagar paga cada uma, inclusive quem pediu ou aprovou o pedido.

Exemplo: Rafael, coordenador, pede o pagamento de R$ 3.600 ao instrutor de oficina, em três parcelas. A diretora Ana aprova. Quem tem a permissão de pagar são Ana, o tesoureiro Paulo e a presidente Lúcia. Ana aprovou e tem a permissão, então pode pagar as parcelas; se ela não estiver disponível no vencimento, Paulo ou Lúcia pagam.

✓ Dica · Tenha mais de uma pessoa para pagar

Se na sua OSC só uma pessoa tem a permissão de pagar, ela cobre todos os pagamentos. Para cobrir ausências, dê a permissão a uma segunda pessoa de confiança, em Cargos e permissões.

Quando dá errado

O que a tela diz	O que significa	O que fazer
“Você não tem permissão para pagar este pedido.”	O seu cargo não tem a permissão de pagar.	Peça a quem administra a OSC.
“Não foi possível conferir quem pode pagar este pedido. Recarregue a página.”	A conferência falhou, e o sistema, na dúvida, não deixa pagar.	Recarregue a página.

Quando o valor pago diverge do autorizado

O valor autorizado na aprovação fica guardado separado do valor efetivamente lançado. Isso importa sobretudo em pedido de valor estimado, mas vale para qualquer pedido cujo valor final saia diferente do que foi aprovado.

📖 Conceito · Como o valor efetivo é registrado

Não existe tela própria para isso: o valor efetivo é registrado editando o lançamento gerado pelo pedido, como já era antes. Ao salvar um valor diferente do autorizado, o pedido mostra os dois lado a lado: “Autorizado R$ X · lançado R$ Y — R$ Z acima (N%)”.

Exemplo: a diretoria autoriza R$ 1.000 para reformar o telhado da sede, com base num orçamento estimado. O fornecedor fecha o serviço por R$ 1.500 — R$ 500 a mais, 50% acima do autorizado. Se o limiar da OSC for o padrão de 10%, essa diferença passa longe do limite e o pagamento fica retido até alguém autorizar.

“Autorizado R$ 1.000,00 · lançado R$ 1.500,00 — R$ 500,00 acima (50,0%)”: o pedido continua aprovado, só o pagamento fica retido, e quem aprova decide entre autorizar a diferença, pedir outro aprovador ou recusar

Dentro do limiar configurado pela OSC (ver Configurações → Fluxo de Aprovações → Limiar de reaprovação): o lançamento é gravado normalmente, a diferença passa a aparecer no pedido, e nada trava.
Acima do limiar: o pagamento fica retido. O pedido continua aprovado — o que trava é só o pagamento daquele lançamento.
- Quem tem permissão de aprovar vê três botões: Autorizar a diferença, Pedir autorização a outro aprovador e Recusar a diferença.
- Quem tem permissão de pagar mas não é aprovador vê Pedir autorização do valor excedente — os aprovadores são avisados, e o pagamento segue retido até alguém decidir.
- Em qualquer um dos caminhos, o motivo é obrigatório.
Lançamento que já estava pago quando o valor foi ajustado: não há pagamento a reter — fica só o registro da diferença.
Em pedido parcelado, o limiar vale sobre o total, não parcela a parcela: o valor efetivo é a soma das parcelas lançadas.

⚠️ Atenção · Recusar a diferença não paga o valor antigo automaticamente

Recusar mantém o pagamento retido — não volta o lançamento para o valor autorizado sozinho. Se o fornecedor não aceitar renegociar, ajuste o lançamento para o valor que de fato será pago (ou cancele e refaça o pedido) antes de tentar de novo.

💡 Por que isso importa

O valor estimado dá agilidade para autorizar uma compra antes do preço fechado — mas sem limite, a aprovação original perderia o sentido: qualquer coisa poderia ser aprovada por um valor e paga por outro bem maior, sem ninguém revisar. O limiar é o equilíbrio: pequena variação (frete, arredondamento) passa direto; diferença grande volta para quem autorizou decidir se topa.

Pedido vinculado a um financiador com plano de trabalho

Quando o pedido está vinculado a um projeto que tem um financiador com plano de trabalho (ver Projetos → Plano de trabalho), o pagamento continua acontecendo normalmente, mesmo que o valor passe do que foi aprovado para aquele item. O que aparece é um aviso, independente do cartão de valor acima do autorizado (seção anterior):

Acima do plano — o valor deste pagamento faz o item do plano de trabalho passar do aprovado. O pedido mostra o aviso de risco de glosa, com o atalho para registrar um remanejamento. Nada trava.
Fora do plano de trabalho — a categoria da despesa não está associada a nenhum item do plano vigente daquela fonte. O pedido é pago e marcado como tal, com o atalho para incluir a categoria num item.

✓ Dica · Estes dois avisos nunca retêm o pagamento

Diferente do aviso de valor acima do autorizado (seção anterior — esse sim pode reter, por decisão da própria OSC), acima do plano e fora do plano de trabalho são só avisos: o pagamento acontece, e a decisão de corrigir, remanejar ou aceitar o risco de glosa é sua, sem prazo.

Os cartões de valor acima do autorizado (seção anterior) e de plano de trabalho do financiador são independentes: um pedido pode ter mais de um aviso ao mesmo tempo.

Corrigir o centro de custo depois do envio

Se o pedido já foi enviado — inclusive aprovado ou até pago — e o centro de custo ficou errado, quem faz a gestão financeira da OSC pode corrigir sem precisar reabrir ou cancelar nada. No detalhe do pedido, ao lado do campo Centro de custo, clique em Corrigir.

Corrigir centro de custo: escolha o novo, informe o motivo, e a tela mostra antes o que vai mudar

Escolha o novo centro de custo e escreva o motivo da correção (obrigatório) — ele fica guardado na trilha de auditoria, junto com o valor anterior e o novo. Antes de confirmar, a tela mostra o que será alterado: a própria solicitação e quantos lançamentos financeiros gerados por ela também vão mudar. A correção alcança os lançamentos já criados a partir deste pedido, inclusive os que já foram pagos.

Cancelar o pedido

Pedido aprovado em que não há mais nada a cancelar: o botão fica desabilitado e a tela diz por quê

💡 Por que isso importa

Um pedido aprovado cria lançamentos pendentes que ficam esperando pagamento — e continuam aparecendo na previsão e nas filas de quem paga. Se o pedido deixou de fazer sentido e você só apaga lançamento por lançamento, o pedido continua Aprovado (e a tela continua oferecendo pagar algo que não existe mais). Cancelar o pedido resolve tudo de uma vez e deixa o pedido no histórico como Cancelado, com o motivo guardado.

O botão Cancelar pedido fica no alto do detalhe, ao lado do status, e serve para qualquer tipo de pedido — único, parcelado ou recorrente. Ele substituiu o antigo “Cancelar série”: antes, um pedido de pagamento único não tinha como ser cancelado pela tela.

📖 Conceito · Quem vê o botão e quando ele aparece

O botão aparece enquanto o pedido está Aprovado, para quem tem a permissão de pagar — quem decide pagar é quem pode decidir não pagar. Pedido que ainda aguarda aprovação não usa este botão: o solicitante o retira, ou os aprovadores o rejeitam.

Para cancelar:

Abra o pedido aprovado e clique em Cancelar pedido.
A confirmação diz quantas ocorrências serão canceladas e quanto elas somam — por exemplo, “Serão canceladas 12 ocorrências, somando R$ 1.800,00”. Confira se é isso mesmo que você quer encerrar.
Escreva o Motivo (obrigatório) e clique em Cancelar 12 ocorrências (o número muda conforme o pedido). O motivo fica na trilha de auditoria.

Confirmação única: quantas ocorrências, quanto somam, e o aviso de que não há volta

⚠️ Atenção · Não há como desfazer

A confirmação traz, em um quadro laranja, o aviso de que o pedido inteiro será encerrado como cancelado, junto com a trilha de aprovação, e de que não há como desfazer. Se você cancelou o pedido errado, a saída é abrir um novo pedido e passar de novo pela aprovação — o cancelado não volta. Por isso o motivo é obrigatório e a confirmação mostra o total antes: leia antes de confirmar.

Só cancela o que ainda não foi pago. Ocorrências já pagas ficam preservadas (auditoria). Por isso, quando o pedido já tem pagamento registrado, o botão fica desabilitado e a tela explica o caminho: estorne o pagamento na tela de movimentações e depois cancele o pedido. O botão também fica desabilitado quando não há ocorrências canceláveis (por exemplo, todas já foram canceladas).

Paguei por engano, e agora?

Este é o caso que mais gera dúvida: o pedido foi aprovado, o pagamento foi confirmado — e não deveria ter sido. A ordem é sempre a mesma:

Estorne o pagamento em Movimentações, no lançamento que foi pago — ver Estornar um lançamento. O estorno cria o lançamento contrário e preserva a história do que aconteceu.
Se não sobrou nada a pagar no pedido, ele se encerra sozinho, como Cancelado. É o caso típico de um pedido de pagamento único: pagou, estornou, acabou. Você não precisa fazer mais nada.
Se ainda restam ocorrências pendentes (um pedido parcelado ou recorrente em que só uma parcela foi paga por engano), o pedido continua Aprovado e o botão Cancelar pedido passa a funcionar — use-o para encerrar as parcelas restantes, ou deixe-as seguir se o resto do pedido continua valendo.

⚠️ Atenção · Estornar não é cancelar, e não adianta tentar cancelar antes

Com pagamento registrado, o botão Cancelar pedido fica desabilitado de propósito. Excluir ou “apagar” o pagamento também não é o caminho: pagamento já feito só se reverte por estorno. Antes dessa mudança, o pedido ficava Aprovado (ou Pago, no caso do pagamento único) para sempre depois do estorno, oferecendo uma ação de pagamento que não funcionava — hoje ele se encerra sozinho quando não resta nada a pagar.

✓ Dica · Pagou e vai pagar de novo?

Se o estorno foi para refazer o pagamento com outro valor, outra conta ou outro destinatário, abra um novo pedido: o cancelado não é reaproveitado, e o novo passa pela aprovação com as informações corretas.

Quando dá errado

O que aparece	O que significa	O que fazer
Botão Cancelar pedido desabilitado: “Há pagamento registrado neste pedido. Estorne o pagamento na tela de movimentações e depois cancele o pedido.”	Há pelo menos uma ocorrência paga e não estornada	Estorne o pagamento e volte ao pedido
Botão desabilitado: “Não há ocorrências canceláveis.”	Todas as ocorrências já foram canceladas ou estornadas	Nada a cancelar. Se o pedido segue como Aprovado e você precisa pagar o fornecedor, abra um novo pedido
“Este pedido não tem ocorrência a pagar: as ocorrências foram canceladas ou estornadas. Para pagar este fornecedor, abra um novo pedido.” (no painel Ações)	Mesmo caso acima, visto do lado de quem paga	Abra um novo pedido
“Não foi possível conferir as ocorrências deste pedido. Recarregue a página.”	A tela não conseguiu consultar as ocorrências	Recarregue a página; se persistir, envie um feedback
“O pedido não foi encerrado: N cancelada(s), N recusada(s) por regra, N com falha…” (dentro da confirmação)	O cancelamento rodou parcialmente: algumas ocorrências foram canceladas e outras não, por regra do sistema ou por falha	Leia a mensagem que acompanha cada recusa, resolva o impedimento e clique em cancelar de novo — o pedido só se encerra quando não resta nenhuma ocorrência

Cancelar só uma ocorrência (recorrente / parcelado)

Para encerrar apenas parte de um pedido recorrente ou parcelado, use a lista de Ocorrências do detalhe: no menu ⋯ da linha, a opção Cancelar esta ocorrência. A janela pergunta o alcance:

Apenas este lançamento — cancela só a parcela/ocorrência escolhida
Este e os próximos — encerra a série a partir dali
Toda a série — cancela tudo o que ainda está pendente

Ocorrências já pagas não podem ser canceladas (preservação de auditoria) — apenas estornadas via Movimentações. Cancelar a última ocorrência viva encerra o pedido inteiro, como se você tivesse usado Cancelar pedido — a janela avisa antes.

Novo pedido de compra e pagamento

Formulário de novo pedido

Clique em + Nova solicitação para abrir o formulário.

Sugestão a partir do histórico

Pagar o mesmo fornecedor pelo mesmo tipo de serviço (manutenção, material de limpeza, internet) é digitar de novo destinatário e classificação a cada pedido. Por isso o formulário oferece pedidos anteriores da sua organização enquanto você digita a descrição.

Ao digitar o começo da descrição, a lista mostra pedidos anteriores parecidos: destinatário, valor e data de cada um

Comece a digitar a Descrição.
Se existir pedido parecido, uma lista aparece abaixo do campo, mostrando a descrição e, em letra pequena, o destinatário, o valor e a data da despesa do pedido antigo.
Clique no que serve. O formulário se preenche e aparece o aviso “Campos preenchidos a partir de uma solicitação anterior. Confira e informe o valor e as datas. Os dados de pagamento do fornecedor foram limpos e precisam ser informados de novo.”
Informe valor, datas, dados de pagamento do destinatário e documentos, e envie normalmente.

Depois de escolher a sugestão: o bloco de dados de pagamento volta vazio, de propósito

Preenche: destinatário, descrição e a classificação do pedido anterior (categoria, projeto e centro de custo, quando ele tinha).
Não preenche: valor, data da despesa, data de pagamento solicitada e documentos. Cada pedido é uma compra nova, com valor e nota novos.
Dados de pagamento do destinatário: nunca vêm da sugestão. O bloco aparece vazio, sem forma de pagamento escolhida, e você precisa informar PIX, TED ou boleto de novo. Isso é de propósito: o fornecedor muda de conta, e um dado bancário copiado de um pedido antigo é a forma mais comum de pagar na conta errada.
O que você já tinha digitado em outros campos continua lá; muda o texto da descrição, que passa a ser o da sugestão.

Se não quiser usar a sugestão: ignore a lista e continue digitando. O formulário só muda se você clicar numa sugestão, e nada é gravado até você usar Salvar rascunho ou Enviar para aprovação.

⚠️ Atenção · Confira o destinatário e a conta, sempre

A sugestão pode trazer o destinatário certo com a conta errada na sua cabeça. Antes de enviar, confira se os dados de pagamento que você digitou são os do pedido de agora. Erro nesses dados significa transferência para destino errado — e o pagamento, depois de feito, só volta por estorno junto ao banco.

Quando dá errado

A lista não aparece: não há pedido parecido na organização, ou o começo da descrição está diferente do que foi registrado antes. Preencha à mão.
Escolhi a sugestão errada: corrija destinatário, descrição e classificação — nenhum dado foi enviado.

Preencher a partir do arquivo

Perto do fim do formulário há o botão Preencher a partir do arquivo, com a orientação “Anexe a foto ou o PDF do comprovante para usar a leitura.” Depois de anexar o boleto, a nota ou o recibo, o botão lê o documento e propõe os campos; o que veio do documento fica marcado, e nada que você já digitou é trocado sem você escolher. A leitura é feita por inteligência artificial de terceiros (ver Privacidade). Se a leitura propuser dados de pagamento (PIX, conta, código de barras), confira cada um contra o documento: um dígito lido errado paga a conta errada.

Envio rápido de faturas e boletos via Bot do Telegram

Assim como nos reembolsos, você pode cadastrar um novo pedido de pagamento enviando o documento diretamente para o Bot do RIT360 no Telegram (@rit360financeiro_bot):

Envie a foto ou arquivo: Encaminhe o boleto bancário, a fatura em PDF ou a foto da nota fiscal do fornecedor na conversa com o bot.
Extração inteligente com IA: O sistema extrai automaticamente o valor, a data de vencimento e os dados do favorecido/fornecedor (inclusive linha digitável quando identificada).
Confirmação e criação de rascunho: Após sua conferência rápida pelo chat, o bot salva um Rascunho de Pedido de Compra e Pagamento com o anexo pronto.
Envio: Basta abrir a aba Rascunho no sistema, escolher o centro de custo ou categoria se necessário, e clicar em Enviar para aprovação.

⚠️ Atenção · O bot só cria pedido para quem pode criar pedido no aplicativo

A conferência é a mesma da tela: se o seu cargo não permite criar um Pedido de Compra e Pagamento na organização (ou naquele centro de custo ou projeto), o bot não cria nada e responde “Você não tem permissão para criar este pedido nesta organização.” Se ele responder “Não consegui conferir sua permissão agora. Nada foi criado — tente de novo em instantes ou abra pelo aplicativo.”, a conferência falhou — não é falta de permissão; tente de novo mais tarde.

Condição do valor

Condição do valor: “Valor fechado” vem pré-selecionada; “Valor estimado” pede para anexar os orçamentos

O primeiro campo do formulário pede para você escolher:

“Valor fechado — é o que vai ser pago” — pré-selecionada. Você já tem o boleto, a nota ou o recibo em mãos.
“Valor estimado — a confirmar na compra” — o preço final ainda vai ser negociado.

A escolha muda a dica de anexo (orçamentos, no estimado; boleto, nota ou recibo, no fechado) e aparece como selo “Valor estimado” para quem aprova, e no aviso de aprovação pendente. Ver Quando o valor pago diverge do autorizado, acima, para o que acontece depois — quando o valor negociado sai diferente do autorizado.

Campos obrigatórios:

Data da despesa — a data da despesa em si (por exemplo, a data da nota fiscal)
Valor
Destinatário — nome do fornecedor ou prestador de serviços
Descrição — o que está sendo pago e para qual finalidade
Dados de pagamento do destinatário: PIX, TED ou Boleto (chave/conta/código de barras)

Campos opcionais: Categoria, Projeto, Centro de custo, Observações, Documentos (orçamento, nota fiscal, contrato) e, apenas no tipo Único, a Data de pagamento solicitada.

💡 Centro de custo no pedido (opcional): a lista traz apenas os centros de custo ativos da OSC — ou, para quem é Gestor de Centro de Custo, apenas os que a pessoa gerencia (ver Papéis e Permissões → Gestor de Centro de Custo). Escolher um vincula o pedido àquela área desde a origem — quando ele for aprovado e virar movimentação, o lançamento já nasce com o centro de custo certo, sem precisar corrigir depois. Deixar em branco é normal para quem não usa centros de custo. Os centros de custo são cadastrados em Configurações → Categorias → Centros de custo.

💡 Data de pagamento solicitada (opcional, só no tipo Único): o prazo em que o fornecedor espera receber. Serve de referência para o tesoureiro na hora de pagar e aparece no detalhe do pedido. Deixá-la em branco não impede enviar o pedido.

⚠️ Atenção · Dados são do destinatário, não do solicitante

No reembolso, a chave PIX é a sua. No Pedido de Compra e Pagamento, é a do fornecedor. Mesmo quando a descrição parece com a de um pedido anterior, os dados de pagamento nunca vêm preenchidos automaticamente — chave PIX, banco, agência, conta e CPF do destinatário precisam ser conferidos e informados a cada solicitação (ou cadastre o fornecedor nos seus contatos e copie). Erro nesses dados significa transferência para destino errado.

Tipo do pedido (Único / Recorrente / Parcelado)

Toggle no formulário escolhe entre os três tipos. Para Recorrente ou Parcelado, campos adicionais aparecem:

Recorrente: frequência (semanal, quinzenal, mensal, bimestral, trimestral, semestral, anual) + duração (data final / quantidade de ocorrências / indefinido até cancelar)
Parcelado: tabela editável com data e valor de cada parcela; valor total = soma das parcelas

⚠️ Atenção · Anexo é obrigatório no envio

Salvar como rascunho não exige anexo, mas enviar para aprovação exige pelo menos 1 documento anexado. O RIT360 Financeiro bloqueia o envio se faltar comprovante. Motivo: aprovação sem documento é aprovação no escuro — vira ponto de risco contábil. Sempre anexe a nota, contrato ou orçamento antes de enviar.

✓ Dica · Foto direto pelo celular no momento do pedido

Em mobile, a seção DOCUMENTOS do formulário exibe dois botões: Tirar foto (abre a câmera traseira do celular direto, com preview Refazer ou Confirmar antes de subir) e Anexar arquivo (PDF, imagem, XML de NFe ou ZIP). O RIT360 Financeiro reduz a foto automaticamente antes do upload — fica leve mesmo em conexão ruim. Combina bem com o caso de uso de coordenador de projeto registrando o pedido de compra e pagamento ainda no fornecedor, com o orçamento na mão.

Botões de ação:

Salvar rascunho — guarda sem enviar
Enviar para aprovação — envia para aprovadores elegíveis (status muda para “Aguardando aprovação”)

Boas práticas

✓ Dica · Pedido com 1 mês de antecedência poupa noite mal dormida

Aluguel vence dia 5? Crie o Pedido de Compra e Pagamento no dia 20 do mês anterior. Aprovadores votam com calma, tesoureiro programa o pagamento, ninguém entra em pânico no último dia. Recorrência é seu aliado — cria pedido de aluguel mensal recorrente uma vez, todo mês cai pra aprovação automaticamente.

✓ Dica · Descrição clara economiza ida e volta

“Fornecedor X — Y” é vago. “Aluguel da quadra para treino dos novatos, mensal, contrato firmado em janeiro/2026” responde tudo. Aprovadores votam mais rápido quando a história está completa.

⚠️ Atenção · Pagou sem aprovar? Volta no fluxo

Se a urgência levou alguém a pagar antes de ter aprovação, registre como reembolso retroativo (a pessoa pagou do bolso) e justifique a urgência. Não tente “burlar” criando um pedido de compra e pagamento de despesa que já foi paga em nome da pessoa. A confusão contábil que sai disso é maior que o ganho.

Notificações dos eventos de pedidos

Cada usuário escolhe em Meu Perfil → Notificações quais eventos receber e por quais canais:

Pedido submetido — aprovadores elegíveis são avisados
Aprovação parcial — em quórum 2, após primeiro voto, demais aprovadores são lembrados
Aprovado — solicitante e tesoureiro são avisados
Rejeitado — solicitante é avisado com o motivo, no desfecho definitivo: quando a organização exige mais de uma reprovação, o aviso só sai depois que o número exigido é alcançado, reunindo os motivos de todos os votos contrários
Pago — solicitante é avisado
Retirado — quem ainda não tinha votado na solicitação é avisado de que ela saiu da fila de aprovação

Glossário rápido

Pedido de Compra e Pagamento — solicitação para a OSC pagar uma despesa que ainda vai acontecer.
Destinatário — quem recebe o dinheiro (fornecedor, prestador, locador).
Tipo do pedido — único, recorrente ou parcelado.
Ocorrência — uma das execuções programadas de um pedido recorrente.
Parcela — uma das partes de um pedido parcelado.
Cancelar pedido — botão do detalhe de um pedido aprovado que encerra, de uma vez, todas as ocorrências ainda não pagas e leva o pedido ao status Cancelado. Substituiu o antigo “Cancelar série” e vale também para pedido único. Sem volta.
Cancelar esta ocorrência — cancela só uma parcela ou ocorrência de um pedido recorrente/parcelado (apenas ela, ela e as próximas, ou toda a série pendente).
Cancelado — status de um pedido encerrado sem pagamento: retirado pelo solicitante antes da aprovação (aparece como Retirado pelo solicitante e pode ser reenviado sem alterar nada), cancelado depois de aprovado, ou encerrado sozinho porque o pagamento foi estornado e não restou nada a pagar. Diferente de rejeitado.
Estorno — a forma de reverter um pagamento já feito: cria um lançamento contrário em Movimentações e preserva a história. Não se cancela pagamento já realizado.
Reprovações necessárias — número de votos contrários necessários para barrar o pedido (configurável: de 1 até o total de pessoas aptas a aprovar; padrão 1).
Valor fechado — condição do pedido em que o valor declarado é o que vai ser pago (o boleto, a nota ou o recibo já existem).
Valor estimado — condição do pedido em que o preço final ainda vai ser negociado; a aprovação autoriza com base numa estimativa.
Valor autorizado — o valor aprovado no pedido, guardado separado do que acaba sendo lançado.
Valor lançado (efetivo) — o valor registrado de fato no lançamento gerado pelo pedido; pode divergir do autorizado.
Limiar de reaprovação — percentual, definido pela OSC, acima do qual a diferença entre autorizado e lançado exige nova autorização antes de o pagamento ser liberado (padrão: 10%).

Por onde seguir

Reembolsos — para despesas que já foram pagas do bolso e querem ressarcimento.
Movimentações — para o tesoureiro confirmar o pagamento do pedido aprovado, registrar o valor efetivo de um pedido de valor estimado, ou estornar um pagamento feito por engano.
Configurações → Fluxo de Aprovações — para a OSC ajustar quórum, reprovações necessárias, papéis aprovadores e o limiar de reaprovação.
Cargos e permissões — para saber quem pode alterar o valor de um lançamento vindo de pedido (exige a permissão Pagar).
Meu Perfil → Notificações — para configurar canais e eventos das notificações de pedido.