Você acabou de criar ou assumir uma organização no RIT360 Financeiro. Antes de sair importando lançamentos e convidando gente, vale preparar a base — uns 20 a 30 minutos que evitam retrabalho e deixam a OSC pronta para operar com segurança. Esta página é o roteiro dessa preparação.

💡 Por que a ordem importa

Lançamento financeiro precisa de uma conta e de uma categoria para fazer sentido; reembolso e pedido precisam de um fluxo de aprovação definido. Se você importar movimentações antes de ter essa base, vai gastar tempo corrigindo depois. A ordem abaixo monta a fundação primeiro e deixa a importação de dados por último.

📖 O Painel te ajuda a lembrar

Se você é admin, parte deste roteiro já aparece sozinha no Painel, num card “Primeiros passos” que marca sozinho os itens conforme você conclui (conta bancária, equipe, primeiro movimento) e traz atalhos para revisar dados da OSC e categorias. O card some quando os passos principais terminam, e pode ser dispensado a qualquer momento. Veja em Saúde 360 → Checklist “Primeiros passos”.

Se você abriu a organização pelo próprio cadastro: ela fica “em análise”

Quem cria uma organização pelo cadastro (o caminho “Criar agora”, na tela de login) entra e usa o sistema normalmente — mas a organização fica em análise pela equipe da RIT até a decisão. Organizações abertas pela própria equipe da RIT e as que já existiam não mudam: a análise vale só para as novas.

💡 Por que isso existe

Uma organização é o ponto de partida para alcançar gente de fora: enviar convites por e-mail, receber pedidos de entrada, mostrar números numa página aberta ao público. Antes de liberar isso, a equipe da RIT confere a abertura. É uma proteção para todos que usam o sistema — inclusive para as pessoas que você convidará, que só recebem e-mail de organizações já analisadas.

O que você consegue fazer enquanto a análise não termina: tudo o que é interno da organização — preencher os dados, cadastrar contas bancárias, categorias e fluxo de aprovações, lançar e importar movimentações, gerar relatórios.

Em resumo: a organização funciona por dentro, e nada sai dela para quem está de fora. Enquanto a análise não termina, o sistema não envia convite, não manda e-mail de acesso, não recebe pedido de entrada de desconhecidos e não abre nenhuma porta pública. Por isso você pode preparar tudo com calma, sem risco de disparar mensagem a alguém por engano.

O que fica indisponível até a aprovação:

• convidar pessoas (+ Adicionar usuário) e importar pessoas por planilha;
• reenviar e-mail de acesso;
• receber pedidos de vínculo — a organização ainda não aparece na lista que quem se cadastra consulta para pedir entrada;
• publicar a página pública;
• criar credencial de integração.

Na tela Configurações → Usuários, os botões de adicionar e importar ficam desabilitados, com o aviso: “Sua organização está em análise pela equipe da RIT. Convites ficam disponíveis depois da aprovação.” As demais telas podem mostrar esse mesmo texto, ou uma mensagem genérica de “não foi possível”, quando você tenta publicar a página ou gerar uma credencial — o motivo é o mesmo.

Quando a decisão sai, você recebe um e-mail (no endereço da conta que abriu a organização):

• Aprovada — convites, importação de pessoas, página pública e integrações passam a funcionar.
• Não aprovada — a organização é encerrada. O e-mail explica isso e pede que você responda a ele se acreditar que houve engano.

⚠️ Atenção · Uma organização em análise por conta

Cada conta só pode ter uma organização em análise por vez. Se tentar abrir outra antes da decisão, a tela avisa: “Você já tem uma organização em análise pela equipe da RIT. Aguarde a decisão antes de abrir outra.” Abrir várias não acelera nada. Se errou o nome ou os dados da primeira, corrija-os em Configurações → Organização em vez de abrir uma nova.

✓ Dica · Aproveite a espera

Os passos 1 a 4 da ordem recomendada abaixo (dados, contas, categorias e fluxo de aprovações) não dependem da análise. Deixe-os prontos; quando a aprovação chegar, só falta convidar a equipe.

ℹ️ Se alguém tentar pedir vínculo à sua organização

Quem tenta pedir entrada numa organização ainda em análise vê: “Esta organização está em análise pela equipe da RIT. Convites e pedidos de vínculo ficam disponíveis depois da aprovação.” Peça que a pessoa tente de novo depois do e-mail de aprovação.

A ordem recomendada

1. Dados da organização — identidade da OSC.
2. Contas bancárias — onde o dinheiro está.
3. Categorias — como o dinheiro é classificado.
4. Fluxo de aprovações — quem autoriza saídas.
5. Usuários e papéis — quem acessa o quê.
6. Integração com a loja (WooCommerce) — opcional, se a OSC vende online.
7. Importar os dados — movimentações e usuários em lote.

Tudo isso fica no ícone de engrenagem (Configurações) no canto superior direito — visível para Presidente e Tesoureiro.

1. Complete os dados da organização

Comece pela identidade da OSC: nome, CNPJ, endereço, redes sociais e logo. É o que aparece em relatórios, e-mails e na prestação de contas.

→ Configurações → Organização. Detalhes em Configurações da Organização.

Nessa mesma página existe um bloco opcional que vale considerar já no começo: o contato de proteção de dados — o e-mail para onde escreve quem teve dados cadastrados pela OSC (fornecedor, participante de projeto, beneficiário, doador) e quer acesso, correção ou exclusão. Deixar em branco não muda nada; se preencher, use um e-mail institucional, porque o contato aparece na página pública de transparência quando ela está no ar.

2. Cadastre as contas bancárias

Cadastre cada conta da OSC (corrente, poupança, dinheiro em caixa, cartão) com o saldo inicial correto na data em que você começa a usar o RIT360 Financeiro. O saldo de cada conta passa a ser calculado a partir daí.

→ Configurações → Contas Bancárias. Detalhes em Contas Bancárias.

⚠️ Atenção · Saldo inicial

Acerte o saldo inicial antes de lançar ou importar movimentações. Depois que a conta tem lançamentos, o saldo inicial fica protegido contra alteração acidental (só a Presidência destrava) — justamente para não distorcer o saldo atual.

3. Revise as categorias

As categorias classificam receitas e despesas — são a base de todo relatório legível. Em vez de criar do zero, aplique um template próximo ao perfil da sua OSC e ajuste o que não bater (renomeie, exclua, adicione).

→ Configurações → Categorias → Aplicar template. Detalhes em Categorias.

💡 Por que caprichar aqui

Categorias bem pensadas hoje são relatórios que a diretoria entende amanhã. Categorias bagunçadas são a fonte número um de relatórios financeiros confusos. Vale os 10 minutos.

4. Defina o fluxo de aprovações

Diga quem autoriza a saída de dinheiro: o quórum (1 ou 2 votos) e quais papéis ou pessoas aprovam reembolsos e pedidos de compra e pagamento. O padrão é Presidente e Tesoureiro.

→ Configurações → Fluxo de Aprovações. Detalhes em Fluxo de Aprovações.

5. Convide os usuários e atribua papéis

Agora chame a equipe. Cadastre cada pessoa, defina o papel dela (Presidente, Tesoureiro, Diretor, Coordenador, Voluntário, Comissão Fiscal) e envie o convite. O acesso só vale depois que a própria pessoa conclui: quem nunca usou o sistema define a senha pelo link do e-mail; quem já tem conta (por usar outra OSC) entra e responde Confirmar ao aviso de inclusão. Para muita gente de uma vez, use a importação por planilha (até 2.000 linhas por envio).

⚠️ Atenção · Organização em análise não convida

Se a sua organização foi aberta pelo próprio cadastro e ainda não foi aprovada, os botões de convidar e importar ficam desabilitados. Veja acima o que fazer enquanto isso.

→ Configurações → Usuários. Detalhes em Usuários e em Papéis e Permissões.

📖 Conceito · Dê o acesso certo a cada um

Papéis bem atribuídos protegem todo mundo: a Presidência delega sem perder controle, o Tesoureiro opera sem ter de configurar a OSC, o Voluntário pede o próprio reembolso sem ver dados que não são dele. Na dúvida, comece restritivo — é fácil ampliar depois.

6. (Opcional) Conecte a loja online

Se a OSC vende ou recebe doações por uma loja WooCommerce, conecte-a para que os pedidos pagos virem receitas automaticamente.

→ Configurações → Organização → seção WooCommerce (a tela traz o passo a passo de como gerar as credenciais).

7. Agora sim: importe os dados

Com a base pronta, traga o histórico:

• Movimentações — em Movimentações → Importar Lançamentos, suba o CSV do seu histórico (o RIT360 Financeiro valida linha a linha antes de criar). Veja Movimentações.
• Usuários em lote — se ainda não cadastrou a equipe, Configurações → Usuários → Importar aceita uma planilha com pré-visualização classificada por status. Quem já tem conta no sistema (por usar outra OSC) entra como vinculado e precisa confirmar a inclusão ao entrar — a planilha não ativa o acesso de ninguém por você, então essas pessoas aparecem como “Aguardando confirmação” até responderem. Cada envio aceita até 2.000 linhas e cada organização pode importar até 2.000 pessoas por dia; detalhes em Usuários.

✓ Pronto para operar

Com dados da OSC, contas, categorias, fluxo de aprovação e usuários configurados, a sua organização está pronta. A partir daqui, o dia a dia é lançar, aprovar, acompanhar a Saúde 360 e gerar relatórios — tudo coberto nas seções de Módulos deste manual.

Próximo passo

• Conheça o passo a passo de cada pessoa em Primeiros Passos do Usuário.
• Veja a cartilha de atuação do seu papel em Quem faz o Que (Coordenador, Tesoureiro, Comissão Fiscal, Presidente).