O módulo de Reembolsos é onde voluntários, dirigentes e colaboradores pedem de volta o dinheiro que tiraram do próprio bolso para comprar alguma coisa em nome da OSC — combustível do voluntário que levou o material para o evento, lanche da reunião pago pela secretária, papelaria comprada pela coordenadora porque acabou no dia.

Acesse pelo menu Pagamentos e Reembolsos → aba Reembolsos.

💡 Por que isso importa

Reembolso parece uma operação simples — “fulano gastou, OSC paga de volta” — mas é o ponto onde mais coisas dão errado em OSC sem controle: gente que reembolsou e ninguém anotou, comprovante que sumiu, valor que ficou maior do que combinado, dirigente que aprovou para si mesmo sem registro. O módulo de Reembolsos resolve isso com um fluxo simples: quem pediu, quem aprovou, quanto, com qual comprovante, e quando foi pago — tudo registrado, com auditoria. Resultado: voluntário recebe rápido, a OSC tem transparência, a diretoria dorme em paz.

Conceitos essenciais

📖 Conceito · Reembolso ≠ Pedido de Pagamento

Reembolso é para despesa que já aconteceu: alguém gastou do bolso e quer receber de volta. Pedido de Pagamento é para despesa que vai acontecer: a OSC vai pagar uma conta de luz, um fornecedor, um boleto. Os dois fluxos têm aprovação, mas a lógica é diferente: no reembolso o dinheiro entrou no caixa de quem pagou, ele só quer ser ressarcido; no pedido o dinheiro ainda está na OSC, e a aprovação autoriza a saída. Use Reembolso quando a nota fiscal está em nome de uma pessoa física e o pagamento já aconteceu. Use Pedido de Pagamento quando o pagamento ainda vai ser feito (geralmente em nome da OSC).

📖 Conceito · Quórum e papéis aprovadores

A OSC configura em Configurações → Fluxo de Aprovações quantos votos são necessários para aprovar um reembolso (1 ou 2) e quais papéis podem votar (Presidente, Diretor de Finanças, etc.) — opcionalmente também pessoas específicas além do papel. Com quórum 1, o primeiro aprovador elegível que vota define a decisão. Com quórum 2, são necessários dois votos positivos; se um aprova e outro rejeita, prevalece a rejeição. Solicitantes não votam nos próprios reembolsos (o Bússola bloqueia automaticamente quando há outros elegíveis).

📖 Conceito · Auto-aprovação

Em OSCs pequenas, pode acontecer de o único aprovador elegível ser o próprio solicitante (ex: o presidente é também o único diretor financeiro e foi ele quem fez a compra). Nesses casos, o Bússola permite a auto-aprovação — caso contrário o fluxo trava — mas marca explicitamente o evento no histórico de auditoria como self_approved. A diretoria e auditoria conseguem identificar essas situações com filtro e responder se houve abuso. Conforme a OSC cresce, novos papéis aprovadores são cadastrados e auto-aprovações naturalmente diminuem.

📖 Conceito · Status do reembolso

O ciclo de vida normal é Rascunho → Aguardando aprovação → Aprovado → Pago. Rejeitado é desvio do caminho aprovado — mas o solicitante pode editar e reenviar quantas vezes precisar.

Status Significado
⬜ Rascunho Salvo mas não enviado — só o solicitante vê
🟡 Aguardando aprovação Enviado, esperando voto dos aprovadores elegíveis
🟢 Aprovado Aprovado, aguardando confirmação de pagamento pelo tesoureiro
🔴 Rejeitado Reprovado com motivo registrado — pode ser editado e reenviado
💙 Pago Pagamento confirmado; movimentação financeira correspondente está em Movimentações

Lista de reembolsos

Lista de reembolsos Lista de reembolsos em desktop

Reembolsos no celular Reembolsos no celular — cards de resumo em grade 2×2, sub-abas roláveis horizontalmente e lista em cards verticais

A lista mostra todos os reembolsos da organização. Cada papel vê um recorte diferente:

  • Presidente, Tesoureiro e demais aprovadores veem todos os reembolsos da OSC
  • Voluntários e solicitantes não-aprovadores veem apenas os próprios

Cada aba mostra a contagem entre parênteses (ex: “Aguardando aprovação (3)”) — útil para ver rapidamente o que está pendente.

Colunas (desktop): Data da despesa, Descrição, Valor, Status, Solicitante, Ações.

No celular, a lista vira cards verticais otimizados para toque, com toda a informação empilhada — descrição em destaque, valor à direita, data da despesa, solicitante, badge de status e botões de aprovar/reprovar quando aplicável. Sem precisar rolar lateralmente para ver o status ou as ações. Mesmo padrão usado em Movimentações e Pedidos de Pagamento.

Cards de resumo no topo

Acima das abas de filtro de status, aparecem até quatro cards de resumo, exibidos conforme o seu papel (você só vê os que fazem sentido para você). Cada card é um atalho clicável para a lista filtrada correspondente. Útil para responder de relance: “o que precisa de atenção agora?”.

  • Aguardando aprovação — aparece para quem é aprovador elegível (Presidente, Tesoureiro e demais papéis configurados); conta os reembolsos da OSC que estão na fila de aprovação (não só os que dependem de você — a aprovação é por quórum e papel).
  • Aprovados aguardando pagamento — aparece para o Tesoureiro e Administrador; conta reembolsos com status Aprovado que ainda não viraram movimentação paga.
  • Solicitado no período — sempre visível; conta reembolsos submetidos no mês corrente.
  • Pago no período — sempre visível; conta reembolsos pagos no mês corrente.

ℹ️ O card “Aguardando aprovação” mostra o mesmo número da aba de mesmo nome — os reembolsos da OSC na fila de aprovação. Ele não é uma “fatia pessoal”: como a aprovação é por quórum e papel, qualquer aprovador elegível pode votar. Para saber o que já foi votado e quanto falta, abra o detalhe de cada reembolso — lá aparece o progresso (“1 de 2 aprovações · falta 1”).

Ações inline na lista

Nas linhas com status “Aguardando aprovação”, aprovadores elegíveis veem os botões ✓ Aprovar e ✕ Rejeitar diretamente na linha — para resolver pendências rápidas sem entrar no detalhe. O dialog de cada ação pede um campo: opcional para aprovar (comentário), obrigatório para rejeitar (motivo).

✓ Dica · Use a aba “Aguardando aprovação” como caixa de entrada

Se você é aprovador, faça da aba “Aguardando aprovação” sua rotina diária de 5 minutos. Reembolso aprovado rápido é diferencial de OSC bem gerida — voluntário não fica de pires na mão esperando duas semanas para receber R$ 60 de combustível.

Detalhe do reembolso

Clique em qualquer linha para abrir o detalhe completo. A página tem todas as informações necessárias para tomar uma decisão de aprovação consciente — sem precisar perguntar nada para ninguém.

Aguardando aprovação

Reembolso aguardando aprovação Detalhe de reembolso aguardando aprovação

  • Valor, Solicitante e Data da despesa no topo
  • Status em destaque no canto superior direito
  • Dados da solicitação: descrição, categoria (sempre tipo despesa), projeto, centro de custo
  • Dados de pagamento: método (PIX ou TED) e chave/conta — visíveis apenas para aprovadores e tesoureiro (voluntário não-aprovador vê só os próprios)
  • Comprovantes: nota fiscal, recibo ou foto da despesa anexados pelo solicitante, com pré-visualização inline para imagens e PDFs (não precisa baixar)
  • Histórico de aprovações: timeline de todos os votos com nome, papel e data, além do progresso do quórum (ex.: “1 de 2 aprovações · falta 1”) enquanto o reembolso aguarda aprovação
  • Ações: ✓ Aprovar / ✕ Rejeitar (somente para aprovadores; nunca para o próprio solicitante)

💡 Por que isso importa

A timeline de aprovações é mais que registro contábil. É proteção institucional: meses depois, se alguém questionar “quem aprovou esse reembolso de R$ 800 do diretor?”, a resposta está lá — quem votou, em qual data, com qual comentário. Em OSC com mudança rotativa de diretoria (eleição anual, troca de tesoureiro), esse registro é a diferença entre passagem de bastão tranquila e arenas de acusação.

Rejeitado

Reembolso rejeitado Detalhe de reembolso rejeitado

O motivo da rejeição aparece em destaque no topo da página. O solicitante (e somente o solicitante) vê o botão Editar e reenviar — clicando, os campos passam a ser editáveis na própria página, sem precisar criar um reembolso novo. Corrige o que foi apontado (valor errado, comprovante ausente, categoria trocada), reenvia, e o fluxo recomeça.

⚠️ Atenção · Rejeição não é punição

Os motivos mais comuns de rejeição em OSC bem geridas são práticos, não pessoais: comprovante ilegível, valor sem nota, categoria que não bate. Quando rejeitar, escreva motivo concreto e instrucional (“anexar nota fiscal”, “ajustar categoria para Combustível”), não vago (“revisar”). O solicitante reedita e reenvia em 2 minutos; conflito desnecessário evitado.

Aprovado, aguardando pagamento

Reembolso aprovado Detalhe de reembolso aprovado, aguardando confirmação de pagamento

Painel de Ações mostra: “Aprovado — aguardando confirmação de pagamento pelo tesoureiro.”

📖 Conceito · Aprovado vira movimentação pendente automaticamente

No momento em que o reembolso é aprovado, o Bússola cria automaticamente uma movimentação financeira pendente em Movimentações com origem reimbursement (origem reembolso), valor e categoria corretos, ainda sem conta financeira definida. Cabe ao tesoureiro entrar em Movimentações, clicar nessa linha, escolher a conta de onde o dinheiro vai sair e marcar como paga. O ciclo só fecha quando essa confirmação acontece. Na lista de Movimentações, o lançamento traz um link “Ver pedido de reembolso →” que volta direto ao detalhe original — útil para conferir comprovante antes de pagar.

Pago

Quando o tesoureiro marca a movimentação financeira correspondente como paga, o reembolso aqui muda automaticamente para Pago (💙). O solicitante recebe notificação pelos canais que configurou no perfil. Ciclo encerrado.

Nova solicitação de reembolso

Nova solicitação de reembolso Formulário de nova solicitação em desktop

Nova solicitação de reembolso no celular Formulário no celular — destaque para o botão Tirar foto que abre a câmera traseira direto, e a barra de ações fixa no rodapé (“Cancelar / Salvar rascunho / Enviar para aprovação”) ao alcance do polegar

Clique em + Nova solicitação para abrir o formulário.

Campos obrigatórios:

  • Data da despesa — quando você efetivamente gastou
  • Valor — total a ser reembolsado
  • Descrição — o que foi comprado e para qual atividade (seja específico: “Combustível para transporte do material do bazar no sábado” vence “gasolina”)
  • Forma de pagamento: PIX ou TED, com a chave/dados bancários onde quer receber
  • Documentos: nota fiscal, recibo, comprovante de pagamento ou foto da despesa

Campos opcionais:

  • Categoria — sempre do tipo despesa (o Bússola só lista despesas aqui, não confunde com receita)
  • Projeto e Centro de custo — para OSCs que separam o financeiro por iniciativa ou área
  • Observações — contexto adicional para o aprovador

✓ Dica · Configure dados de pagamento no perfil

Os dados de pagamento (PIX/TED) são pré-preenchidos automaticamente se você configurou o Método de pagamento padrão em Meu Perfil → Dados para Reembolso. Configura uma vez, todo reembolso futuro já vem com chave correta — você não erra e não precisa redigitar.

Botões de ação:

  • Salvar rascunho — guarda sem enviar; você pode editar e enviar quando estiver pronto (útil quando você está esperando chegar a nota por e-mail, por exemplo)
  • Enviar para aprovação — envia para os aprovadores elegíveis; status muda para “Aguardando aprovação” e os aprovadores recebem notificação pelos canais configurados

Boas práticas

✓ Dica · Reembolso curto, comprovante claro

A diferença entre reembolso aprovado no dia e reembolso que volta para correção: descrição específica + comprovante legível. Tire foto do recibo com boa luz, descreva no campo Descrição o que foi comprado e para qual atividade (“Lanche da reunião de planejamento dia 15”), e o aprovador resolve em 30 segundos sem nenhuma pergunta extra.

✓ Dica · Tire a foto pelo próprio app no celular

Em mobile, o formulário oferece dois botões na seção DOCUMENTOS: Tirar foto e Anexar arquivo. Tirar foto abre a câmera traseira do celular direto, sem passar pela galeria; você enquadra o cupom, captura, vê a foto em tamanho grande e decide entre Refazer ou Confirmar. Útil para registrar a despesa no momento do gasto (no posto, na loja, na hora). O Bússola reduz automaticamente o tamanho da foto antes do envio — fica leve para subir mesmo em conexão móvel ruim, sem perder a legibilidade do cupom. Tipos aceitos pelo botão Anexar arquivo: imagens, PDF, XML (NFe) e ZIP.

⚠️ Atenção · Comprovante é obrigatório, sem exceção

Reembolso sem comprovante é ponto de risco contábil e jurídico. Mesmo em compra pequena de R$ 10 — anexe o cupom fiscal ou ao menos uma foto da nota com data e estabelecimento. Reembolsos sem comprovação adequada são a fonte número um de questionamento em prestação de contas para financiadores e auditorias do terceiro setor.

⚠️ Atenção · Não reembolse despesa de terceiro

O reembolso é para a pessoa que pagou de verdade. Se você levou um voluntário ao posto e ele pagou, o reembolso é dele, não seu. Reembolsar despesa de terceiro vira “doação disfarçada” — confunde a contabilidade, viola dever fiduciário, prejudica auditoria. Quando você não puder reembolsar a pessoa certa diretamente (ela não tem conta bancária, etc.), use um Pedido de Pagamento em nome dela como prestador, com seu CPF.

✓ Dica · Aprovador, leia os comprovantes

O Bússola mostra os comprovantes em pré-visualização inline justamente para que o aprovador veja antes de votar — sem precisar baixar ou abrir programa externo. Aprovar sem ver o comprovante anula a função do controle. Reserve os 30 segundos para conferir; depois aprove com tranquilidade.

Notificações dos eventos de reembolso

Cada usuário escolhe em Meu Perfil → Notificações quais eventos de reembolso quer receber, e por quais canais (e-mail, WhatsApp, Telegram). Eventos cobertos:

  • Reembolso submetido — aprovadores elegíveis são avisados
  • Aprovação parcial — em quórum 2, depois do primeiro voto positivo, demais aprovadores elegíveis são lembrados
  • Aprovado — solicitante e tesoureiro são avisados
  • Rejeitado — solicitante é avisado com o motivo
  • Pago — solicitante é avisado

Padrão é tudo ligado; cada um silencia o que não quer receber.

Glossário rápido

  • Reembolso — solicitação para receber de volta dinheiro gasto do próprio bolso em nome da OSC.
  • Quórum — número mínimo de aprovações necessárias para o reembolso ser aprovado (configurável: 1 ou 2).
  • Aprovador elegível — usuário que pode votar em determinado reembolso pelo papel que ocupa ou por estar individualmente listado na configuração.
  • Auto-aprovação — situação em que o solicitante é também o único aprovador elegível; permitida mas explicitamente marcada no audit log.
  • PIX/TED — métodos de pagamento aceitos para crédito do reembolso aprovado.
  • Movimentação correspondente — lançamento financeiro pendente criado automaticamente na aprovação, vinculado ao reembolso pelo campo origem.

Por onde seguir

  • Pedidos de Pagamento — para autorizar despesas que ainda vão ser pagas pela OSC (em vez de já ter pagado do bolso).
  • Movimentações — para o tesoureiro confirmar o pagamento do reembolso aprovado e fechar o ciclo.
  • Meu Perfil → Dados para Reembolso — para pré-preencher PIX/TED em futuras solicitações.
  • Configurações → Fluxo de Aprovações — para a OSC ajustar quórum e papéis aprovadores.
  • Meu Perfil → Notificações — para escolher quais eventos receber e em quais canais.