Fluxo de Aprovações

Disponível para Presidente (admin) e Tesoureiro.

A página Fluxo de Aprovações define quem pode aprovar reembolsos e pedidos de compra e pagamento da OSC, e quantos votos são necessários para aprovar. Acessada por Configurações → Fluxo de Aprovações (a URL é /configuracoes/aprovacoes).

Configurações — Fluxo de aprovações

💡 Por que isso importa

Em OSC sem regra clara de aprovação, ou ninguém aprova nada (e despesas acontecem por inércia, sem controle) ou todo mundo aprova tudo (e a aprovação vira carimbo automático, sem real avaliação). O fluxo bem configurado define exatamente quem tem mandato para autorizar saída de dinheiro, quantos precisam concordar, e como o sistema lida com casos atípicos (auto-aprovação, situações onde o solicitante é também aprovador). Isso protege a OSC de gastos não autorizados e protege os aprovadores de questionamento futuro.

A página tem três abas: Pagamentos e Reembolsos (reembolsos e pedidos de compra e pagamento, com regras próprias mas a mesma lógica), Projetos (aprovação de abertura e encerramento de projetos) e Orçamento (aprovação e revisão do orçamento anual). As seções abaixo descrevem a aba de Pagamentos e Reembolsos; as abas de Projetos e Orçamento são descritas no fim.

Aprovações necessárias (quórum)

Define quantos votos positivos são necessários para aprovar:

1 voto — um aprovador elegível decide. Mais ágil; típico de OSC menor ou despesas de menor valor.
2 votos — duas pessoas precisam aprovar. Mais controle; típico de OSC maior ou quando há regra estatutária de aprovação dupla.

Ao lado do campo, um aviso mostra quantas pessoas hoje estão aptas a aprovar com a configuração atual da página inteira — soma das três formas descritas em Papéis elegíveis para aprovar, logo abaixo (ex.: “Hoje, 2 pessoa(s) podem aprovar nesta organização”). Se a combinação de papéis, pessoas nomeadas e cargos com a permissão “Aprovar” chegar a zero, a página avisa que a organização ficaria sem ninguém apto a votar — em vez de deixar a OSC descobrir isso só quando o primeiro pedido travar sem conseguir sair de “Aguardando aprovação”.

📖 Conceito · Quórum 2 e aprovação parcial

Com quórum 2, depois do primeiro voto positivo, o reembolso ou pedido entra em “Aguardando aprovação parcial” — os outros aprovadores elegíveis recebem notificação de que falta um voto. Quando o segundo voto positivo chega, o status muda para Aprovado. Com o padrão de 1 reprovação para barrar (ver a seção seguinte), se um aprova e outro rejeita, prevalece a rejeição — princípio conservador: na dúvida, não autoriza.

ℹ️ Aprovar e reprovar são contas separadas

“1 voto” ou “2 votos” é o número de aprovações necessárias para liberar o pagamento. Quantas reprovações são necessárias para barrar é um ajuste próprio, logo abaixo — e vem configurado como 1, o comportamento de sempre.

Reprovações necessárias para barrar

Define quantas reprovações são necessárias para encerrar um pedido de compra e pagamento ou reembolso como reprovado. Você escolhe de 1 até o número de pessoas aptas a aprovar na sua organização.

O padrão é 1 — uma única reprovação barra a solicitação na hora, exatamente como sempre funcionou. Se você não mexer aqui, nada muda.

Quando a organização exige mais de uma:

Enquanto o número exigido não é alcançado, a solicitação continua aguardando aprovação e as demais pessoas aptas seguem podendo votar — a reprovação isolada não encerra nada.
As telas do pedido e do reembolso mostram quantas reprovações já existem e quantas faltam, do mesmo jeito que já mostram o progresso das aprovações.
O solicitante só é avisado no desfecho definitivo: enquanto a solicitação está viva, ele não recebe aviso de reprovação.
Se a solicitação chegar a um ponto em que não há mais como reunir as aprovações necessárias — porque não restam pessoas suficientes sem voto —, ela é encerrada como reprovada, em vez de ficar parada para sempre.
Quando houver mais de uma reprovação, o motivo apresentado ao solicitante reúne os motivos de todos os votos contrários.

⚠️ Atenção · O voto é definitivo

Aprovar ou reprovar não pode ser desfeito — e a tela avisa isso antes de você confirmar, nos dois casos. Se mudar de ideia depois, o caminho é o de sempre: o solicitante corrige e reenvia, e uma nova rodada de votos começa do zero.

📖 Conceito · Por que dar peso à reprovação

O comportamento de origem — uma reprovação barra tudo — parte de um princípio conservador: liberar dinheiro exige acordo, barrar não precisa de unanimidade. Ele funciona bem na maioria das OSCs, e por isso continua sendo o padrão. Mas em organizações com muitos aprovadores, ou com conselho grande e opiniões divergentes, ele dá a uma só pessoa o poder de encerrar sozinha uma solicitação que o restante da diretoria aprovaria. Exigir duas ou três reprovações é a forma de dizer: “para barrar também é preciso acordo”. Escolha conforme a sua governança — não existe resposta certa universal.

✓ Dica · Suba junto com o quórum, não isoladamente

Se a sua OSC exige 1 aprovação, mantenha 1 reprovação: exigir 2 reprovações com quórum 1 cria um desequilíbrio estranho (aprovar é mais fácil que barrar). Faz mais sentido subir os dois lados quando a organização cresce — quórum 2 e 2 reprovações, por exemplo.

Papéis elegíveis para aprovar

Lista de papéis que podem votar em aprovações. Default: Presidente e Tesoureiro.

A OSC pode optar por incluir outros papéis (Coordenador de Projeto, por exemplo) ou restringir (apenas Presidente). Depende da governança estatutária e da maturidade operacional.

Papéis elegíveis para aprovar — o padrão marca Presidente e Tesoureiro

📖 Conceito · Três formas de virar aprovador

Uma pessoa vota em reembolsos e pedidos de compra e pagamento quando se encaixa em qualquer uma das três:

Papel elegível, marcado nesta lista.

Pessoa nomeada, adicionada individualmente logo abaixo, independente do papel dela.

Cargo com a permissão “Aprovar” ligada, no editor de Cargos e permissões — vale mesmo que o cargo não apareça marcado nesta lista.

As três valem igual: quem se enquadra em qualquer uma vê a fila de “Aguardando aprovação”, os botões de aprovar/reprovar, e é contado no Painel como aprovador. Presidente e Tesoureiro sempre aprovam pelas duas primeiras formas (papel elegível por padrão) e pela terceira (a permissão “Aprovar” vem essencial nos dois cargos) — na prática, redundante para eles, mas é a mesma regra que abre a porta para a sua OSC dar esse poder a um cargo próprio sem precisar nomear cada pessoa aqui.

Pessoas específicas como aprovadores

Além dos papéis, você pode adicionar pessoas individuais como aprovadores — independentemente do papel atual delas. Útil para casos como:

Conselheiro fiscal que não é tesoureiro mas precisa avaliar despesas
Membro do comitê de finanças que aprova compras acima de certo valor
Pessoa em transição entre papéis que precisa manter capacidade de aprovação temporariamente

Você pode indicar como aprovador até um membro recém-cadastrado que ainda não ativou o acesso — o nome aparece na lista com a marca “· acesso pendente”. Ele passa a aprovar de fato apenas depois de concluir o primeiro acesso.

✓ Dica · Use papéis primeiro, exceções como exceções

A regra de “papéis aprovadores” cobre 95% dos casos da maioria das OSCs. Pessoas específicas são o mecanismo de exceção — use com parcimônia. Lista de aprovadores individuais com 8 nomes é sintoma de governança confusa: ou simplifique para papéis bem definidos, ou ajuste papéis no Cadastro de Usuários para cobrir esses casos.

Gestor de centro de custo como aprovador

Além dos papéis e das pessoas específicas, a OSC pode permitir que o gestor de um centro de custo aprove os pagamentos e reembolsos do próprio centro de custo que ele gerencia. O ajuste fica no bloco Quem pode aprovar e começa desligado — cada OSC liga conforme o seu estatuto.

Quando ligado, o gestor soma-se aos aprovadores já definidos (papéis + pessoas): ele passa a contar como aprovador elegível apenas para os itens do centro de custo sob sua responsabilidade, e não altera o número de aprovações exigidas nem os papéis configurados.

✓ Dica · Ligue só se o estatuto delegar ao gestor de CC

Em OSCs onde só a diretoria eleita autoriza saída de dinheiro (por exemplo, “quaisquer 2 diretores”), mantenha desligado — o gestor de CC coordena a área, mas não tem mandato de aprovação. Ligue quando o estatuto (ou a prática combinada) de fato delega ao responsável do centro de custo a autorização das despesas da sua área.

Limiar de reaprovação (%)

Quando o valor efetivamente lançado de um pedido de compra e pagamento passa do valor autorizado na aprovação, este limiar decide se o pagamento segue liberado ou fica retido até alguém autorizar a diferença.

Dentro do limiar (igual ou abaixo): o lançamento é gravado normalmente, e a diferença passa a aparecer no pedido — sem travar nada.
Acima do limiar: o pagamento fica retido. Quem aprova vê os botões Autorizar a diferença, Pedir autorização a outro aprovador e Recusar a diferença; quem só paga (sem ser aprovador) vê Pedir autorização do valor excedente.
Padrão: 10%. Organização que nunca ajustou usa esse valor.
Em pedido parcelado, a comparação é sobre a soma das parcelas, não parcela a parcela.

💡 Por que isso importa

O valor estimado existe para a OSC negociar com informação, não para travar o processo — mas negociar sem limite nenhum tira o sentido da aprovação original. O limiar é o meio-termo: pequenas variações de preço (frete, arredondamento, reajuste de última hora) passam direto; uma diferença grande volta para quem autorizou decidir se topa. Detalhe completo do mecanismo, com exemplo em reais, em Pedidos de Compra e Pagamento → Quando o valor pago diverge do autorizado.

✓ Dica · Ajuste conforme o tipo de compra da sua OSC

OSC que compra principalmente com orçamento fechado (boleto, contrato) raramente aciona o limiar — pode manter o padrão. Já quem negocia bastante com fornecedor (obra, evento, material de campanha) sente mais variação; considerar um limiar maior, como 15% ou 20%, evita reaprovação para diferenças pequenas e previsíveis.

Quem pode solicitar pedidos de compra e pagamento

O bloco não lista mais papéis: aponta para a permissão no editor de cargos, e mantém os dois ajustes por escopo

Quem pode criar pedidos de compra e pagamento não é mais definido aqui: é a permissão Solicitar pedido de compra e pagamento, no editor de Cargos e permissões. Presidente e Tesoureiro sempre podem, em qualquer organização; a Comissão Fiscal nunca pode; qualquer outro cargo — inclusive um que a sua OSC tenha criado — o Presidente libera lá, cargo por cargo.

Nesta página continuam os dois ajustes por escopo, que valem além da permissão do cargo e servem para um caso diferente: dar a alguém a possibilidade de solicitar, mas só para a área que essa pessoa gerencia — mesmo que o cargo dela não tenha a permissão geral.

Gestor de centro de custo solicita do próprio centro de custo — quando ligado, o gestor pode criar pedidos apenas do centro de custo que gerencia.
Coordenador de projeto solicita do próprio projeto — quando ligado, o coordenador pode criar pedidos apenas dos projetos que coordena.

✓ Nada muda se você não mexer em nada

Quem já podia solicitar pedido de compra e pagamento — pelo papel ou por um destes dois ajustes — continua podendo. A migração para a permissão por cargo preservou o que já estava configurado; nenhuma organização ficou sem ninguém autorizado a solicitar.

Voluntários não podem criar pedidos de compra e pagamento (só reembolsos), por princípio: pedido de compra e pagamento implica usar dinheiro da OSC, e voluntário sem papel específico não tem mandato para isso.

📖 Conceito · Solicitar por escopo, não em aberto

Presidente e Tesoureiro respondem pela OSC inteira, então solicitam sem restrição. Já o gestor de centro de custo e o coordenador de projeto respondem por uma parte — faz sentido que solicitem despesas da sua parte, não de qualquer área. Ao restringir cada um ao seu domínio, o pedido nasce já no lugar certo, e ninguém autoriza gasto fora do que administra. (Isso vale só para pedidos de compra e pagamento; reembolso continua aberto a qualquer membro.)

📖 Conceito · Solicitante nunca aprova o próprio pedido

Independentemente da configuração de papéis aprovadores, o RIT360 Financeiro bloqueia automaticamente o solicitante de votar no próprio reembolso ou pedido — a aprovação é gesto de controle externo, faz sentido apenas se alguém diferente do solicitante revisa. A exceção é quando o solicitante é o único aprovador elegível (OSC muito pequena); aí o RIT360 Financeiro permite a auto-aprovação mas marca explicitamente no audit log como self_approved para revisão futura.

Aprovação de projetos (aba Projetos)

Aba Projetos — quem aprova a abertura e o encerramento de projetos

A aba Projetos define quem pode aprovar a abertura e o encerramento de um projeto — os dois “portões” do ciclo de vida do módulo de Projetos. Diferente de pagamentos e reembolsos, aqui não há quórum (a aprovação é de uma pessoa elegível); você define:

Papéis elegíveis para aprovar projetos — default: Presidente e Tesoureiro.
Pessoas específicas como aprovadores — membros individuais, independentemente do papel. Membros somente leitura no módulo (Comissão Fiscal, Dirigente) não podem ser aprovadores de projeto.
Permitir auto-aprovação — quando ligado, o próprio solicitante pode aprovar a abertura ou o encerramento apenas se for o único aprovador elegível da OSC (mesma lógica conservadora dos demais fluxos: a auto-aprovação fica registrada na auditoria).

💡 Por que isso importa

Os dois portões dão governança ao projeto sem engessar o dia a dia: aprovar a abertura é a diretoria concordando com o escopo e o orçamento; aprovar o encerramento é reconhecer que o projeto acabou, com aquele resultado e aquela prestação de contas. Entre os dois, a equipe trabalha com autonomia.

Aprovação de orçamento (aba Orçamento)

Aba Orçamento — quem aprova, quórum, limiar de revisão e alertas

A aba Orçamento define as regras de governança do orçamento anual da OSC:

Papéis e pessoas elegíveis para aprovar — quem pode dar o “sim” a um orçamento enviado para aprovação e às revisões que voltam para aprovação. É a permissão budget.approve. Default: Presidente e Tesoureiro. Você pode adicionar pessoas individuais, como nos demais fluxos.
Quórum — quantos votos positivos são necessários para aprovar (1 ou 2), mesma lógica de aprovação parcial da aba de Pagamentos e Reembolsos.
Permitir auto-aprovação — quando ligado, quem enviou o orçamento pode aprová-lo apenas se for o único aprovador elegível da OSC (mesma lógica conservadora dos demais fluxos: a auto-aprovação fica registrada na auditoria como self_approved).
Limiar de revisão — o tamanho de mudança a partir do qual uma revisão do orçamento aprovado volta para aprovação em vez de ser aplicada direto. Ajustes abaixo do limiar entram na hora; acima dele, exigem novo “sim” da diretoria. Toda revisão, grande ou pequena, exige um motivo registrado na auditoria.
Alertas de execução — a partir de quais percentuais do previsto o sistema avisa (padrão: 80% e 100%) e para quem (gestor do centro de custo e tesoureiro).

💡 Por que isso importa

O orçamento só é levado a sério se mudá-lo tiver um custo proporcional ao tamanho da mudança. Sem limiar, ou toda correção de centavo trava esperando aprovação (e ninguém usa), ou qualquer um reescreve o orçamento sem controle (e o “previsto” perde o sentido). O limiar é onde a sua OSC diz: “correção pequena segue; mudança grande precisa a diretoria concordar de novo”. Combinado com o motivo obrigatório em toda revisão, isso mantém o baseline confiável para a prestação de contas.

✓ Dica · Calibre o limiar pelo porte da OSC

Numa OSC pequena, um limiar em valor absoluto baixo faz quase toda revisão voltar para aprovação — vira fricção. Numa OSC grande, um limiar alto deixa passar mudanças relevantes sem revisão. Ajuste ao seu porte: o limiar deve capturar “mudanças que mexem no combinado com a diretoria”, não cada pequeno remanejamento entre categorias.

Boas práticas

✓ Dica · Comece simples, complique conforme cresce

OSC com 5 pessoas: quórum 1, Presidente + Tesoureiro como aprovadores. Decisão rápida, controle suficiente para o porte. Quando a OSC crescer para 20+ pessoas ou começar a movimentar valores maiores, então sim subir para quórum 2 e ampliar a lista de aprovadores. Quórum 2 numa OSC de 5 pessoas vira fricção sem ganho real de controle.

⚠️ Atenção · Mudanças aqui se aplicam a partir de agora, não retroativamente

Reembolsos e pedidos já aprovados ficam como estavam. A nova configuração só afeta solicitações futuras. Se você quer alterar uma aprovação passada (ex: para revisar uma autorização questionável), use o mecanismo de estorno em Movimentações para reverter o lançamento financeiro correspondente, sem mexer no histórico de aprovações.

Por onde seguir

Configurações → Usuários — onde os papéis são atribuídos aos membros.
Reembolsos e Pedidos de Compra e Pagamento — onde o fluxo configurado aqui é aplicado.
Projetos — onde a aprovação de abertura e encerramento configurada na aba Projetos é aplicada.
Orçamento — onde a aprovação, o limiar de revisão e os alertas configurados na aba Orçamento são aplicados.
Papéis e Permissões — para visão geral de quem pode fazer o quê.