O módulo de Projetos é onde a OSC planeja, executa, acompanha e encerra suas iniciativas — um evento, uma obra, uma campanha, um edital, um serviço continuado. Cada projeto reúne, num só lugar, o planejamento (escopo, equipe, orçamento, marcos, riscos), a execução (tarefas, comunicação, evidências), o financeiro vinculado (despesas, receitas, pedidos e reembolsos do projeto) e o encerramento (avaliação, lições aprendidas e relatório final).

💡 Por que isso importa

OSC séria não trata “todo dinheiro como uma coisa só”. Cada projeto tem orçamento próprio, um financiador que vai pedir prestação de contas específica, uma equipe responsável e um prazo. Misturar tudo no caixa geral cria dois problemas: (1) a prestação de contas vira pesadelo, porque você precisa recortar depois o que foi do projeto e o que não foi; e (2) a decisão fica cega, porque você não sabe se o projeto está dentro do orçamento e no prazo até o último mês. O módulo de Projetos resolve isso: você vincula cada despesa, tarefa e marco ao projeto desde o começo, e o sistema te mostra a qualquer momento como ele está de saúde.

O que é gerir projetos numa OSC

Boa parte do trabalho de uma OSC acontece em iniciativas com começo, meio e fim: o acampamento de inverno, a reforma da sede, a campanha do agasalho, o projeto aprovado num edital de cultura. Cada uma dessas iniciativas é um projeto — tem um objetivo, um prazo, um dinheiro reservado e pessoas responsáveis.

Gerir um projeto é responder, ao longo do caminho, a três perguntas simples:

• Vamos conseguir entregar o que prometemos? (escopo e marcos)
• O dinheiro vai dar? (orçamento × gasto real)
• O que pode dar errado e o que já estamos fazendo a respeito? (riscos)

Quem responde a essas perguntas no fim do projeto já chegou tarde. Quem responde durante consegue corrigir a rota — pedir mais prazo, remanejar orçamento, acionar um plano B. É exatamente para isso que serve este módulo.

📖 Conceito · Projeto × caixa geral da OSC

O financeiro do projeto não é uma caixinha separada do banco. O dinheiro continua sendo o da OSC, nas mesmas contas. O que o projeto faz é rotular as movimentações: “esta despesa de R$ 300 em material foi do Acampamento”. Assim você vê o recorte do projeto sem deixar de ver o todo. Por padrão, um projeto é custeado pelo caixa geral da OSC — as despesas dele saem do caixa comum, e o projeto te diz quanto já consumiu do que foi previsto.

O modelo de gestão de projetos do Bússola

O Bússola organiza cada projeto em torno de um ciclo de vida e de três fases de trabalho. Você não precisa preencher tudo — comece pelo essencial e detalhe conforme o projeto avança.

O ciclo de vida

Todo projeto caminha por uma sequência de status, com aprovações nos momentos-chave:

Status	O que significa
Em planejamento	Rascunho. A equipe está montando escopo, equipe e orçamento.
Aguardando aprovação inicial	O coordenador pediu autorização para iniciar; falta a aprovação da OSC.
Em execução	Aprovado e rodando. É aqui que as tarefas andam e o dinheiro se movimenta.
Aguardando encerramento	A execução terminou; falta a avaliação final e a aprovação do encerramento.
Concluído	Encerrado e avaliado. Fica como histórico e prestação de contas.
Pausado	Temporariamente parado (sem cancelar). Os lembretes e cobranças congelam.
Cancelado	Encerrado sem conclusão (o projeto não vai mais acontecer).

📖 Conceito · Por que pedir aprovação para iniciar e para encerrar

Os dois “portões” de aprovação (iniciar e encerrar) existem para dar governança sem burocratizar o resto. Aprovar a abertura significa: “a diretoria concorda com este escopo e este orçamento”. Aprovar o encerramento significa: “a diretoria reconhece que este projeto acabou, com este resultado e esta prestação de contas”. Entre os dois portões, a equipe trabalha com autonomia. Quem aprova é configurável pela OSC, como nos demais fluxos.

As três fases de trabalho

Dentro do projeto, o trabalho se organiza em abas que correspondem às fases:

1. Planejamento — o que vamos fazer, com quem, com quanto e com quais riscos.
2. Execução — fazer acontecer: tarefas, comunicação da equipe, evidências do que foi feito.
3. Encerramento — avaliar o resultado, registrar o que aprendemos e gerar o relatório final.

Há ainda uma aba de Resumo (a visão de uma página do projeto), uma de Financeiro (o dinheiro do projeto) e uma de Relatório (os números do projeto nos relatórios da OSC).

A saúde do projeto

A cada projeto o Bússola atribui um indicador de saúde — um semáforo (🟢 Saudável, 🟡 Atenção, 🔴 Crítico) com uma pontuação de 0 a 100. Ele combina três sinais:

• Prazo — o projeto está dentro da janela prevista?
• Orçamento — o gasto está dentro do que foi previsto?
• Riscos — há riscos materializados ou sem tratamento?

💡 Por que isso importa

O semáforo é o que transforma “uma porção de projetos” em gestão de portfólio. No Painel, a diretoria vê de relance quantos projetos estão saudáveis e quais pedem atenção — sem abrir um por um. É a diferença entre descobrir que um projeto estourou o orçamento no dia da prestação de contas e descobrir a tempo de fazer algo.

Conceitos essenciais

📖 Conceito · Tipo do projeto

Ao criar, você escolhe o tipo (Projeto, Evento, Obra, Produto/Serviço, Voluntário…). O tipo adapta a experiência: um Evento ganha campo de número de participantes e a calculadora de taxa de inscrição; cada tipo já vem com uma sugestão de marcos-modelo adequada (uma Obra sugere “Início da execução / Conclusão da obra / Vistoria”; um Evento sugere “Divulgação / Evento realizado / Prestação de contas”). Você usa as sugestões que quiser e adiciona as suas.

📖 Conceito · Papel no projeto

Dentro de um projeto, cada pessoa tem um papel no projeto, que é diferente do papel dela na OSC. Quem conduz é o Coordenador do projeto — pode editar escopo, equipe, marcos e riscos, gerenciar tarefas e solicitar despesas. Demais integrantes contribuem (assumem tarefas, comentam, anexam evidências) mas não mudam o planejamento. Um voluntário comum da OSC pode ser coordenador de um projeto específico; um tesoureiro pode ser só integrante de outro. O acesso ao projeto respeita esse papel.

A lista de projetos

Lista de projetos em desktop — cada linha mostra tipo, status, saúde e período

A tela Projetos lista as iniciativas da OSC. No computador (telas a partir de 1024 px), a lista é uma tabela com as colunas Nome, Tipo, Status, Saúde (o semáforo + pontuação) e Período. No celular, a mesma informação vira cards verticais. Clique em qualquer projeto para abrir o detalhe.

No topo você tem busca por nome e filtros por Status, Tipo e Saúde — úteis para, por exemplo, ver só os projetos em execução que estão em atenção.

O botão Novo projeto abre um assistente de 4 passos (tipo e identidade · período · financeiro · coordenador), com textos de ajuda em cada etapa. Para um Evento, o assistente pede o número estimado de participantes; o texto se adapta ao tipo escolhido.

A aba Resumo

Resumo — identidade, saúde com os três sinais, próximos marcos e último status update

O Resumo é a visão de uma página: a identidade do projeto (tipo, status, datas, coordenadores), o cartão de saúde com os três sinais (Prazo, Orçamento, Riscos), os próximos marcos e o último status update publicado pela coordenação. É a tela para olhar de manhã e saber, em segundos, como o projeto está.

No topo do detalhe ficam as ações de ciclo de vida disponíveis para o status atual (ex.: Solicitar aprovação, Pausar, Solicitar encerramento, Cancelar).

Editar o projeto após a criação

Edição da identidade: nome, descrição, tipo, datas e categorias permitidas

Projetos mudam durante a execução — troca a coordenação, a data escorrega, o escopo se ajusta. Por isso os dados de identidade podem ser editados depois de criados, pelo botão Editar no cartão Identidade da aba Resumo. Dá para ajustar nome, descrição, tipo, datas de início e fim e as categorias permitidas (e, em projetos do tipo Evento, o número de participantes esperados).

Mudanças que exigem reaprovação. A regra depende do estado do projeto:

• Projeto ainda não aprovado — você edita direto.
• Projeto com abertura já aprovada — mudanças de nome e descrição valem na hora; já as que afetam prazo ou escopo (datas, categorias permitidas, tipo) entram como uma alteração proposta, aguardando reaprovação. O projeto continua rodando com os valores atuais e um aviso mostra a mudança proposta (de → para). Quem aprova pode aprovar (passa a valer) ou rejeitar com um motivo; quem propôs pode cancelar a proposta. As pessoas certas são avisadas pelos canais que escolherem nas preferências de notificação.

Avisos antes de salvar. Sem apagar nada, o sistema avisa quando uma edição pode ter efeito colateral: ao remover uma categoria que já tem lançamentos, ao encurtar as datas deixando lançamentos fora do novo período, ou ao trocar o tipo de um projeto que já tem dados específicos. Em todos os casos você vê o aviso e confirma antes de seguir.

💡 Por que isso importa · Mudar sem perder o controle

Editar livremente um projeto já aprovado abriria brecha para alterar prazo e escopo sem ninguém saber; travar tudo obrigaria a recriar o projeto a cada ajuste. O caminho do meio — nome/descrição livres, prazo/escopo sob reaprovação — deixa o trabalho fluir e mantém o rastro de quem mudou o quê e quando, que é o que a diretoria precisa na hora de prestar contas.

A aba Planejamento

Planejamento — escopo, equipe, marcos, riscos (com severidade) e partes interessadas

O Planejamento reúne cinco blocos:

• Escopo — três campos em linguagem direta: Objetivos (o que o projeto quer alcançar), Critérios de sucesso (como saberemos que deu certo) e O que NÃO faz parte (para evitar mal-entendidos). Cada campo traz um exemplo.
• Equipe — quem participa e em que papel. Você adiciona membros, muda papéis e remove. O sistema garante que o projeto sempre tenha pelo menos um coordenador.
• Marcos — as entregas/etapas com data prevista. Você pode marcar como atingido, reagendar e usar o modelo de marcos sugerido pelo tipo do projeto. Marcos pendentes que passam da data viram “perdidos” e alimentam a saúde do projeto.
• Riscos — o que pode dar errado, com Probabilidade (Baixa/Média/Alta) e Impacto (Alto/Médio/Baixo). Quando os dois estão definidos, o risco mostra um selo de severidade (Probabilidade × Impacto), de Baixa a Alta — para você priorizar. Você pode marcar um risco como materializado ou mitigado.
• Partes interessadas (stakeholders) — pessoas e organizações externas relevantes (financiador, parceiro, poder público) e o canal de contato.

✓ Dica · Risco bom é risco escrito antes

O valor do bloco de riscos não está em prever o futuro — está em combinar antecipadamente o que faremos se acontecer. Um risco “Atraso na entrega do fornecedor — Probabilidade Média, Impacto Alto, mitigação: confirmar prazo por escrito e ter fornecedor reserva” vale mais do que dez reuniões de pânico depois que o fornecedor sumiu. Escreva os 3 ou 4 riscos óbvios logo no planejamento.

A aba Execução

Execução — tarefas em Kanban, mural de comunicação e evidências

É onde o projeto acontece no dia a dia. Três blocos:

Tarefas. Liste o que precisa ser feito, com responsável, prazo e vínculo a um marco. Você alterna entre Lista e Kanban (quadro com as colunas A fazer · Em andamento · Concluída · Abandonada). Cada cartão tem botões de ação diretos — iniciar, concluir, reabrir, abandonar, editar, remover (editar e remover apenas para a coordenação). Uma tarefa pode ir de qualquer status para qualquer outro (inclusive voltar de Concluída para Em andamento); só ao abandonar o sistema pede uma justificativa.

Comunicação (Mural). A linha do tempo do projeto. Reúne, no mesmo lugar, os eventos do sistema (mudou de status, entrou alguém na equipe, tarefa concluída) e os comentários da equipe. Você escreve um comentário, menciona alguém com @ (a pessoa é notificada) e filtra por Todos / Eventos do sistema / Comentários / Status updates. O autor ou a coordenação pode remover um comentário — ele fica marcado como “removido”, sem apagar o histórico.

Status update. Um recado periódico da coordenação sobre o andamento (o que avançou, o que está pendente, próximos passos). Se o projeto fica muitos dias sem um update, o Bússola lembra a coordenação.

Evidências. Anexos que comprovam o que foi feito — fotos do evento, documentos, vídeos. Cada projeto tem um espaço próprio de armazenamento.

✓ Dica · O mural é a memória do projeto

Em OSC, a equipe muda: voluntário entra, coordenador sai, a diretoria roda. O mural preserva a história contável e a história humana do projeto no mesmo lugar — quem decidiu o quê, quando, e por quê. Na hora de prestar contas ou de fazer o próximo projeto parecido, ele vale ouro.

A aba Financeiro

Financeiro do projeto — registrar despesa, pendentes de aprovação, orçamento e lançamentos vinculados

O Financeiro mostra o dinheiro do projeto sem tirar nada do caixa geral da OSC:

• Registrar despesa do projeto — abre um reembolso ou um pedido de pagamento já vinculado a este projeto. A solicitação segue o fluxo normal de aprovação da OSC.
• Vincular lançamentos existentes — atribui a este projeto movimentações que já foram lançadas e ainda não tinham projeto.
• Aguardando aprovação — lista os pedidos e reembolsos do projeto que ainda não foram aprovados (com o selo “Aguardando Aprovação” ou “Rascunho”). Clique para abrir o pedido. Esses pendentes não entram nos totais — servem só para você saber o que já foi solicitado e não pedir o mesmo pagamento duas vezes. Quando aprovados, saem daqui e passam a contar como movimentação vinculada.
• Receitas e Despesas / Orçamento previsto / Previsto × Realizado — o orçamento do projeto (total e, opcionalmente, por categoria) confrontado com o que já foi gasto, com saldo e percentual de consumo.
• Lançamentos vinculados — as movimentações já atribuídas ao projeto, com filtros. Cada linha mostra o valor e acompanha a situação do lançamento conforme ele evolui: aparece quando é vinculado (previsto), muda para pago quando o pagamento é registrado e para estornado se for revertido — sempre na mesma linha, sem duplicar. Assim toda a equipe do projeto enxerga, em um só lugar, o que já foi previsto, o que foi efetivamente pago e o que foi estornado, com os valores visíveis a todos os membros.

✓ Dica · Todo mundo vê o dinheiro do projeto

Os lançamentos vinculados e seus valores ficam visíveis para todos os membros do projeto, não só para a coordenação. Isso mantém a equipe alinhada sobre quanto já foi gasto e evita a sensação de “caixa-preta” que costuma minar a confiança em iniciativas coletivas.

Calculadora de taxa de evento (projetos do tipo Evento)

Calculadora de taxa — simula a taxa por pagante a partir de custos, isentos, voluntários e a regra de pagamento

Para um Evento, a aba Financeiro tem a sub-aba Calcular taxa, que ajuda a definir quanto cobrar de inscrição para o evento se pagar. Você informa os custos previstos, um fundo de reserva (%), um custo por participante (o gasto marginal por pessoa atendida — kit, alimentação, material), e quantos serão pagantes, isentos e voluntários e/ou equipe de serviço. A calculadora mostra, em tempo real, a taxa por pagante, a receita prevista e a sobra.

📖 Conceito · Quem não paga, alguém cobre

A lógica é simples e justa: os pagantes cobrem o custo fixo do evento mais o custo de cabeça de quem é atendido mas não paga a própria inscrição (isentos e, conforme a regra, voluntários). Por isso, ao aumentar o número de isentos, a taxa por pagante sobe — o custo deles foi redistribuído. A regra de pagamento dos voluntários (rateado, taxa cheia, com desconto, ou a OSC paga) muda como o voluntário entra nessa conta; a descrição da regra escolhida aparece logo abaixo do seletor. Com “custo por participante” igual a zero, a taxa volta a ser o simples rateio do custo entre os pagantes.

Você pode salvar simulações no histórico, adotar uma como taxa oficial do evento ou marcar o evento como gratuito.

A aba Relatório

Relatório do projeto — receitas e despesas por categoria, com gráficos e exportação

A aba Relatório mostra os números do projeto dentro dos relatórios financeiros da OSC: receitas e despesas por categoria, com gráficos de distribuição, abas de Atenção e Previsão, escolha de período e exportação. Os Relatórios gerais também ganharam um filtro por projeto, para você recortar receitas, despesas e gráficos por uma iniciativa específica.

A aba Encerramento

Encerramento — assistente de avaliação guiado por passos

Quando a execução termina, o Encerramento conduz a coordenação por um assistente de avaliação: os objetivos foram alcançados (sim / parcial / não)? Os critérios de sucesso foram atendidos? Como foi o engajamento da equipe? Quantas pessoas foram atendidas? Quais foram os pontos altos, os pontos a melhorar e a lição mais importante?

Como preencher bem cada campo

A qualidade do encerramento depende do que é escrito nos campos de texto — é isso que alimenta o relatório final e o acervo de Lições Aprendidas da OSC. Cada campo do assistente traz, na própria tela, uma orientação curta e um exemplo. O guia abaixo detalha o que torna cada resposta útil:

• Objetivos — comentário: explique por que o resultado foi esse (o que ajudou ou atrapalhou), em vez de só repetir a nota. Exemplo: “Batemos os 80 atendimentos, mas só após remarcar por chuva; a parceria com a escola foi decisiva.”
• Critérios de sucesso — comentário: diga quais critérios foram atingidos e quais ficaram de fora, com número quando houver. Exemplo: “Os 3 critérios de qualidade foram atingidos; o de prazo não — entregamos 2 semanas depois.”
• Engajamento — comentário: aponte o que sustentou ou minou o engajamento (pessoas, rotina, comunicação). Exemplo: “O grupo no WhatsApp com tarefas semanais manteve todos ativos; faltou um responsável fixo para o financeiro.”
• Imprevistos: registre o que saiu do plano e, principalmente, como a equipe reagiu. Exemplo: “O fornecedor de som cancelou na véspera; conseguimos um empréstimo com outra OSC parceira em 1 dia.”
• Pontos altos: o que deu certo e vale repetir. Itens curtos e acionáveis, que outra equipe possa copiar. Exemplos: “Reunião de 15 min toda segunda manteve todos alinhados.” · “Convite enviado 3 semanas antes lotou as vagas.”
• Pontos a melhorar: o que atrapalhou e o que fazer diferente — foco na ação, não na culpa. Exemplo: “Começamos a divulgação tarde — abrir inscrições com 1 mês de antecedência.”
• Lição mais importante (obrigatória): um aprendizado que você levaria para qualquer projeto, completando “Se eu fizesse de novo, eu ___“. Exemplo: “…fecharia o orçamento com 20% de folga, porque imprevistos sempre aparecem.”
• Recomendação: um conselho direto para quem for tocar algo parecido, completando “Quem fizer um projeto parecido deve ___“. Exemplo: “…confirmar o local por escrito com 1 mês de antecedência.”

💡 Dica: escreva pensando no próximo coordenador, que não viveu o projeto. Frases curtas e concretas valem mais que parágrafos genéricos.

Relatório de encerramento — visão consolidada de tudo que o projeto produziu

A partir dessa avaliação e de tudo que o projeto registrou, o Bússola monta um relatório de encerramento consolidado — identificação, resumo financeiro, saúde final, marcos, tarefas, contribuição da equipe, riscos materializados, evidências, status updates, partes interessadas e a avaliação do coordenador. Esse relatório pode ser exportado em PDF para a prestação de contas. Antes de finalizar, é possível gerar um relatório parcial (marcado como rascunho); ao finalizar, a saúde e os números ficam “congelados” como o retrato final do projeto.

💡 Por que isso importa

A maioria das OSCs nunca fecha um projeto de verdade — o evento acaba, todo mundo vai embora cansado, e o aprendizado se perde. O encerramento estruturado obriga a parar 20 minutos e responder “deu certo? por quê? o que faríamos diferente?”. As lições aprendidas viram patrimônio da OSC: o próximo coordenador de evento começa lendo o que o anterior aprendeu, em vez de repetir os mesmos tropeços. E o PDF resolve, de uma vez, a prestação de contas para o financiador.

O acervo de Lições Aprendidas

Lições aprendidas — o acervo consolidado de tudo que os projetos encerrados ensinaram

Cada encerramento alimenta um acervo de Lições Aprendidas da OSC, acessível pelo botão Lições aprendidas no topo da lista de projetos. Ali ficam reunidas, de todos os projetos concluídos, as boas práticas (o que deu certo e vale repetir), os pontos a melhorar, as lições mais importantes e as recomendações para quem for tocar algo parecido. É a memória institucional da OSC: antes de começar um projeto novo, vale a pena passar os olhos no que os anteriores já ensinaram.

✓ Dica · Comece pequeno: escopo, orçamento total e 3 marcos

Não trave o projeto tentando preencher tudo. Para começar, bastam: um escopo em uma frase, um orçamento total, três ou quatro marcos com data e os riscos óbvios. O resto você detalha conforme anda. Projeto bem gerido não é o mais preenchido — é o que você olha toda semana.

✓ Dica · Use o “Registrar despesa” de dentro do projeto

Quando a despesa é do projeto, peça o reembolso ou o pagamento pelo botão do próprio projeto, não pelo módulo geral. Assim ele já nasce vinculado, aparece nos pendentes do projeto e cai no orçamento certo — sem você precisar lembrar de marcar o projeto depois.

⚠️ Atenção · Pendente não é gasto

A seção “Aguardando aprovação” mostra o que foi solicitado, não o que foi pago. Esses valores não entram no realizado do projeto até serem aprovados. Use a seção para evitar pedir o mesmo pagamento duas vezes — mas lembre que o orçamento só é consumido quando a despesa é, de fato, aprovada e paga.

Glossário rápido

• Projeto — iniciativa da OSC com objetivo, prazo, orçamento e equipe (evento, obra, campanha, edital, serviço).
• Tipo do projeto — categoria que adapta a experiência (Evento ganha calculadora de taxa e participantes; cada tipo tem marcos-modelo).
• Ciclo de vida — a sequência de status do projeto (Em planejamento → Aguardando aprovação → Em execução → Aguardando encerramento → Concluído; além de Pausado e Cancelado).
• Coordenador do projeto — papel no projeto que conduz o planejamento, as tarefas e as solicitações financeiras.
• Saúde — semáforo (Saudável/Atenção/Crítico) que resume Prazo, Orçamento e Riscos.
• Marco — entrega ou etapa com data prevista.
• Severidade do risco — Probabilidade × Impacto, para priorizar riscos.
• Status update — recado periódico da coordenação sobre o andamento.
• Evidência — anexo que comprova algo feito no projeto.
• Taxa de inscrição — valor cobrado dos pagantes de um evento, calculado pela calculadora de taxa.
• Relatório de encerramento — documento consolidado gerado ao finalizar o projeto, exportável em PDF.

Por onde seguir

• Movimentações — onde os lançamentos vivem; o financeiro do projeto se apoia neles.
• Reembolsos e Pedidos de Pagamento — os fluxos que o botão “Registrar despesa do projeto” aciona.
• Relatórios — agora com filtro por projeto.
• Painel — onde a saúde de todos os projetos aparece de relance.
• Papéis e Permissões — para entender o papel de Coordenador de Projeto na OSC.