A rotina de fechamento do mês

A situação

O mês acabou e você precisa ter certeza de que o que está no sistema é o que aconteceu de verdade — antes que alguém peça um relatório, um financiador pergunte alguma coisa, ou o erro de hoje vire o erro de seis meses atrás.

💡 A ideia central

Fechar o mês não é uma tarefa de contabilidade: é a hora em que a OSC para de confiar na memória e passa a confiar no registro. Feito todo mês, leva pouco mais de meia hora. Deixado para quando alguém pedir, vira uma semana de arqueologia — e o pior é que você vai fazer isso justamente quando estiver com pressa.

Decida antes de mexer no sistema

Que “fechado” é uma combinação, não um botão

⚠️ O sistema não tranca o mês. Não existe cadeado: um lançamento de março pode ser editado em setembro, e nada avisa ninguém.

Isso é deliberado — OSC recebe comprovante atrasado, descobre erro depois, precisa corrigir. Mas significa que “fechado” é uma disciplina da sua organização, e vocês precisam combinar o que a palavra significa. O mínimo:

  • em que dia o mês é fechado (o dia 5 costuma funcionar: o extrato do banco já está completo);
  • quem faz;
  • quem confere — de preferência não a mesma pessoa;
  • o que fazer quando aparecer algo de um mês já fechado.

Que o que vale é a data do pagamento

O sistema trabalha por regime de caixa: um lançamento entra no mês em que o dinheiro saiu ou entrou da conta, não no mês a que ele se refere.

A conta de luz de agosto, paga em setembro, é uma despesa de setembro. Se você espera vê-la em agosto, vai achar que sumiu.

O que você vai gerar, e para quem

Antes de começar, saiba onde o resultado vai parar: um PDF para a diretoria, um relatório para o conselho fiscal, os dois. Isso muda o que você confere com mais cuidado.

O passo a passo

1. Feche as filas antes de conferir os números

Comece pelo que ainda está em aberto e pertence ao mês:

  • Reembolsos e pedidos de pagamento aprovados que já foram pagos de verdade, mas ainda não foram marcados como pagos no sistema. Enquanto isso não acontece, o dinheiro saiu do banco e não saiu do sistema — e nenhuma conta vai bater.
  • Importações de extrato ou de planilha que ficaram pela metade.

Atalho: dá para marcar vários pedidos como pagos de uma vez, informando conta e data uma única vez. Mesma coisa para reembolsos.

2. Concilie cada conta contra o banco

Uma conta por vez, e todas — inclusive a que “quase não movimenta”, que é justamente onde o erro passa despercebido por meses.

Escolha o caminho pelo que você tem em mãos:

Você tem… Use
o arquivo OFX do internet banking Conciliar extrato — o mais completo, casa linha a linha
só a tela do banco aberta conciliação manual, marcando o que confere
só o saldo final Caça-diferenças — a conferência rápida pelo número

3. Resolva as diferenças, não as anote

Aparecendo diferença, ela quase nunca é “erro do sistema”: é lançamento duplicado, pagamento não registrado, ou algo lançado na conta errada.

⚠️ Resolva agora. Diferença anotada para depois é diferença que vai reaparecer no mês que vem, somada à do mês que vem.

4. Olhe o que ficou pendente com data passada

Lançamento previsto para o mês passado que continua pendente é uma de duas coisas: foi pago e ninguém registrou, ou não vai acontecer. As duas exigem ação — e nenhuma das duas se resolve sozinha.

5. Leia o relatório do mês

Abra os Relatórios filtrados no mês que fechou e leia — não só gere. Resultado do mês, evolução do saldo, despesas por categoria, execução por centro de custo.

Você está procurando o que te surpreende: a categoria que dobrou, a unidade que gastou o que não costuma gastar, a receita que não veio. Surpresa no relatório do mês é problema pequeno; a mesma surpresa no relatório do ano é problema grande.

6. Gere o documento e guarde

Gere a prestação de contas ou o relatório em PDF do mês fechado. Ele fica em Documentos, e é a fotografia daquele período — o registro do que você viu quando fechou.

7. Mande para quem precisa ver

Prestação de contas que ninguém lê não cumpre a função. Diretoria e conselho fiscal recebem, todo mês, sem precisar pedir.

Como saber que deu certo

  • O saldo de cada conta no sistema é igual ao do extrato do banco na mesma data.
  • Não sobrou lançamento pendente com data passada sem uma explicação.
  • Você leu o relatório do mês e não encontrou nada que não soubesse explicar.
  • O documento do mês está gerado e guardado.
  • Quem precisa ver, recebeu.

Se você consegue dizer as cinco coisas em voz alta, o mês está fechado.

E se já estiver errado

Meses acumulados sem nunca terem sido fechados é a situação mais comum — e tem saída, desde que você não tente resolver tudo de uma vez.

  1. Comece pelo mês mais recente, não pelo mais antigo. É o que tem informação fresca, gente que ainda lembra, e comprovante fácil de achar.

  2. Vá voltando um mês por vez, fechando cada um antes de passar ao anterior. Você para quando o custo de lembrar ficar maior que o valor de saber.

  3. Use o Caça-diferenças conta por conta — ele parte do saldo final e aponta as causas mais prováveis, que é exatamente o que você precisa quando não faz ideia de onde está o buraco.

  4. Aceite um ponto de corte. Se os meses muito antigos não fecham e ninguém mais consegue reconstruir o que houve, registre isso — em ata, ou numa anotação da própria organização — e comece a contar dali. Uma data de corte declarada é honesta; um histórico que ninguém confia, não.

  5. Só então combine a rotina e comece a fazer todo mês. A parte difícil é o passivo; depois dele, é meia hora.

Para saber mais