Como montar o plano de contas da sua OSC

A situação

Você precisa saber quanto gastou com quê e quanto custa cada frente de trabalho da sua organização — e, olhando o sistema, não sabe onde cadastrar cada coisa.

Este é o guia mais importante do manual, porque quase todo problema de relatório nasce aqui. Um plano de contas bem montado leva umas duas horas. Um plano de contas mal montado custa semanas de reclassificação depois — e é sempre depois, quando já existem centenas de lançamentos.

Decida antes de mexer no sistema

O sistema oferece três formas de classificar um lançamento, e elas não competem entre si: convivem. O mesmo pagamento costuma usar as três ao mesmo tempo.

As três perguntas

Se a pergunta é… Você está falando de…
O que foi gasto ou recebido? Categoria
Onde, ou por qual frente de trabalho? Centro de custo
Para qual iniciativa com começo, meio e fim? Projeto

Um exemplo que resolve a dúvida de uma vez. A sua OSC compra material de limpeza para a casa de acolhimento:

  • Categoria: Material de limpeza — é o que foi comprado
  • Centro de custo: Casa de Acolhimento — é onde o dinheiro foi consumido
  • Projeto: nenhum, se é despesa do dia a dia — não faz parte de uma iniciativa com prazo

Outro: você paga uma consultoria para o projeto financiado por uma emenda parlamentar.

  • Categoria: Consultorias e serviços técnicos
  • Centro de custo: Sede administrativa — é de lá que essa frente é tocada
  • Projeto: Emenda 04/2024 — tem começo, fim e prestação de contas própria

Categoria: o que foi gasto ou recebido

A categoria responde a natureza do dinheiro. Ela é a mesma para todo mundo na sua OSC: salário é salário, seja na sede ou na unidade da ponta.

Boas categorias descrevem coisas, não lugares nem finalidades: Salários e encargos, Aluguel, Material médico e hospitalar, Doação de pessoa física, Repasse de convênio.

⚠️ O erro mais comum é este: cadastrar como categoria o que é, na verdade, uma unidade ou uma finalidade — “Casa de Apoio”, “Bazar”, “Projeto Acolher”. Quando isso acontece, você perde a capacidade de responder à pergunta mais básica de todas — quanto a organização gasta com pessoal? —, porque o mesmo salário está espalhado por cinco categorias diferentes.

Centro de custo: onde o dinheiro é consumido

O centro de custo responde por qual frente de trabalho aquele dinheiro passou. É o que permite dizer “manter a Casa de Apoio custa R$ 12 mil por mês” somando gastos de naturezas completamente diferentes — pessoal, alimentação, energia, manutenção.

Bons centros de custo costumam ser lugares ou frentes permanentes: a sede, cada unidade de atendimento, cada loja ou bazar, a frota, cada núcleo de atividade.

A régua para decidir se algo merece um centro de custo: existe alguém que responde por aquele resultado, e você tomaria uma decisão diferente sabendo quanto ele custa? Se sim, é centro de custo. Se você nunca vai olhar aquele número isolado, não crie.

Projeto: a iniciativa com prazo

O projeto tem começo, fim e, quase sempre, uma prestação de contas própria — um convênio, uma emenda, um edital, uma campanha.

Se a coisa não acaba, não é projeto: é centro de custo.

Quanto criar

Menos do que a vontade pede. Uma OSC de porte médio funciona bem com 30 a 50 categorias e menos de 10 centros de custo.

Categoria que recebe dois lançamentos por ano não ajuda a decidir nada e atrapalha na hora de classificar, porque a lista fica longa e a pessoa erra. Se você está em dúvida entre duas categorias parecidas, é sinal de que elas deveriam ser uma só.

O passo a passo

  1. Escreva antes, numa planilha. Não comece cadastrando na tela. Liste as categorias em duas colunas — grupo e nome —, e os centros de custo em outra aba. Discuta com quem cuida do dinheiro na organização antes de cadastrar qualquer coisa.

  2. Separe receitas de despesas. No sistema, cada categoria é de um tipo só. Uma categoria de receita não aparece quando você está lançando uma despesa, e isso é proposital.

  3. Agrupe. Categorias podem ficar dentro de grupos — Pessoal > Salários, Pessoal > Encargos sociais. O grupo é o que deixa o relatório legível: em vez de trinta linhas soltas, você lê seis blocos e abre o que interessar.

  4. Importe. Em Configurações → Categorias, use a importação por planilha para as duas listas. É mais rápido e menos sujeito a erro do que cadastrar um por um — e você mantém a planilha como registro do que combinou.

  5. Classifique os lançamentos que já existem. Se a organização já vinha lançando, os lançamentos antigos continuam com a classificação antiga. Veja a seção de recuperação abaixo.

  6. Rode um relatório de teste. Antes de considerar pronto, gere um relatório do último mês fechado e leia. É lendo o relatório que você descobre o que faltou.

Como saber que deu certo

Você consegue responder, sem abrir uma planilha à parte:

  • quanto a organização gastou com pessoal no mês passado;
  • quanto custou manter cada unidade;
  • quanto entrou de doação de pessoa física, separado do que veio de empresa;
  • quanto de cada projeto já foi executado.

Se alguma dessas perguntas exige somar categorias na mão, falta um grupo. Se exige separar uma categoria em duas, ela está grossa demais.

E se já estiver errado

Acontece com frequência, e tem conserto sem perder nada. O caminho, na ordem:

  1. Monte o plano de contas certo primeiro, como descrito acima. Não tente consertar o antigo aos poucos — você vai acabar com os dois convivendo.

  2. Importe as listas novas. As antigas continuam lá por enquanto; convivem sem problema.

  3. Reclassifique em lote, não um por um. Em Movimentações, filtre os lançamentos que vão para a mesma categoria — por período, por texto da descrição, pelo que fizer sentido —, marque as caixas de seleção e use a atribuição em lote. O mesmo vale para o centro de custo. É a diferença entre uma tarde e duas semanas.

    Dica: faça por blocos que você reconhece de cabeça — “tudo que é do bazar”, “tudo que é aluguel”. É mais rápido e você erra menos do que tentando resolver a lista inteira de uma vez.

  4. Comece pelo mês corrente e vá voltando no tempo. Assim os relatórios ficam corretos do mês atual em diante enquanto você acerta o histórico. Se o tempo acabar no meio, você para num ponto útil.

  5. Só então apague o que sobrou. Com os lançamentos já reclassificados, as categorias e centros antigos ficam sem nenhum vínculo e podem ser excluídos — inclusive vários de uma vez. Categoria que ainda tiver lançamento não será excluída, e isso é uma proteção: se o sistema recusar, é porque sobrou coisa para reclassificar.

⚠️ Não apague nada antes de reclassificar. A ordem importa.

Para saber mais