Preparar a OSC para uma auditoria

A situação

Alguém avisou que vai auditar as contas da OSC — o próprio conselho, o órgão que repassou o recurso, ou uma auditoria contratada por exigência de edital — e você não sabe exatamente o que vai ser pedido, nem se tem tudo pronto.

💡 A ideia central

Auditoria não é uma provação: é alguém de fora conferindo se o que está registrado é verdade. Quem chega com os dois lados prontos — o financeiro (o que entrou, o que saiu, com comprovante) e o de execução (o que foi entregue com aquele dinheiro) — passa por uma conferência rápida. Quem só tem o financeiro passa dias explicando o que falta. O sistema resolve boa parte do primeiro lado; o segundo é trabalho seu, o ano inteiro, não na véspera.

Decida antes de mexer no sistema

Qual auditoria é essa

Nem toda auditoria pede a mesma coisa, e o nível de rigor muda bastante:

Quem audita Quando acontece
A própria comissão fiscal A mais frequente — é o conselho fiscal da OSC fazendo o trabalho de sempre
O gestor do contrato Quando a OSC recebe recurso público: o órgão que repassou o dinheiro audita a aplicação
Auditoria independente contratada Exigida por alguns editais, sobretudo internacionais ou de grande porte

Para a auditoria independente, não existe piso de valor definido em regra geral — cada edital estabelece a própria exigência. Nos casos mais rigorosos, o edital pede um órgão acreditado; nos demais, basta profissional ou empresa certificados. Confira sempre a exigência específica do edital ou contrato, não uma regra fixa.

O que vai ser pedido primeiro — e por que a OSC costuma não ter pronto

O relatório do projeto costuma ser o primeiro documento solicitado, e é aqui que a maioria das OSCs se atrapalha: ele não é só o financeiro. É também o relatório de execução — evidências das entregas, pareceres, resultados, tudo que demonstre que o dinheiro foi aplicado com responsabilidade e efetividade.

⚠️ O sistema não guarda o relatório de execução. Fotos de atividades, pareceres de terceiros, evidências de entrega — isso a OSC organiza fora do RIT360 Financeiro. O que o sistema entrega é o lado financeiro: lançamentos, comprovantes anexados, prestação de contas em PDF, relatórios por período e por projeto, e a trilha de quem fez o quê. Decida, desde o início do projeto, onde as evidências de execução vão morar (pasta compartilhada, sistema de gestão de projetos), porque na hora da auditoria vai faltar tempo para organizar isso do zero.

Por quanto tempo guardar

Prazo de guarda recomendado: 5 anos após o encerramento do projeto. Vale tanto para o comprovante físico quanto para o que estiver anexado no sistema — confira o prazo de guarda configurado para prestações de contas da sua organização, para não deixar o arquivo sumir antes da hora.

O passo a passo

1. Garanta que todo comprovante está anexado

Cada lançamento aceita anexo — nota fiscal, contrato, recibo. Auditor pede comprovante que justifique cada despesa, muitas vezes impresso e, de preferência, original; o anexo digital no sistema já resolve a maior parte, mas confira se ainda faltam documentos físicos que precisam ser organizados à parte. Veja Movimentações para como anexar.

2. Organize por projeto e centro de custo

Auditor vê com bons olhos comprovantes organizados por critério claro — projeto, data, ou outro que faça sentido. No sistema, isso já nasce pronto se você usa projeto e centro de custo para separar cada frente: é o que permite gerar um relatório recortado só daquele recurso, sem precisar filtrar manualmente lançamento por lançamento. Veja Categorias e Centros de Custo se essa separação ainda não existe na sua OSC.

3. Gere a prestação de contas do período auditado

A prestação de contas em PDF, com selo de autenticidade e QR code de verificação, é o documento que mais pesa numa auditoria: qualquer pessoa pode conferir, numa página pública, que aquele documento foi emitido pela organização e não foi alterado depois. Gere pelo recorte do projeto ou centro de custo auditado, não o consolidado da organização inteira — ver Documentos para reencontrar prestações já geradas antes.

4. Separe a trilha de auditoria do período

O sistema registra, para cada lançamento e aprovação, quem fez o quê e quando — a trilha de auditoria. Ela é a resposta pronta para a pergunta “quem aprovou isso” ou “quando esse valor foi lançado”, sem depender da memória de ninguém. Papel de Comissão Fiscal e Diretor já enxergam essa trilha; para dar acesso a um auditor externo que não é membro permanente da OSC, veja o próximo passo.

5. Se o auditor precisar de acesso próprio, use o papel certo

Não compartilhe login de administrador com quem está de fora. O papel Comissão Fiscal foi feito exatamente para isso: lê tudo (movimentações, reembolsos, pedidos, trilha de auditoria) e não opera nada. Cadastre o auditor com esse papel em Configurações → Usuários, e desative o acesso assim que o trabalho terminar — ver Usuários.

6. Prepare-se para a entrevista, se o auditor pedir

Alguns auditores entrevistam pessoas-chave: coordenador do projeto, responsável pelos pagamentos, diretores da OSC. Isso o sistema não prepara — é conversa com quem vai ser entrevistado, sobre o que o projeto entregou e por quê.

Como saber que deu certo

  • Todo lançamento do período auditado tem comprovante anexado.
  • A prestação de contas do recorte certo (projeto ou centro de custo) está gerada e com o selo de verificação.
  • Você consegue mostrar, sem procurar, quem aprovou cada pagamento relevante — pela trilha de auditoria.
  • O relatório de execução (evidências, fotos, pareceres) está organizado em algum lugar, mesmo que fora do sistema, e você sabe onde.
  • Ninguém de fora da OSC tem senha de administrador; quem precisou de acesso entrou com o papel certo.

E se já estiver errado

O caso comum: a auditoria foi avisada com pouco tempo e falta comprovante ou organização.

  1. Não tente reconstruir tudo de uma vez. Priorize o recorte que está sendo auditado — o projeto ou o período específico — e deixe o resto para depois.

  2. Comprovante que só existe em papel, digitalize e anexe agora. Um lançamento sem anexo é a primeira coisa que um auditor aponta, e é a mais fácil de corrigir rapidamente.

  3. Se as contas do período não fecham, o problema é anterior à auditoria — veja a rotina de fechamento do mês. Auditor prefere um número certo com atraso reconhecido a um número errado entregue no prazo.

  4. Se faltar relatório de execução, diga isso com franqueza em vez de inventar. Um auditor experiente reconhece a diferença entre “não temos ainda” e “aqui está, mas incompleto” — e o primeiro é mais fácil de resolver depois.

  5. Depois que passar, corrija o hábito, não só a entrega: decida agora onde as evidências de execução vão morar dali para frente, para a próxima auditoria não repetir o aperto.

Para saber mais